In questa pagina ti spieghiamo come fare un business plan con excel in maniera completamente gratis e utilizzando il più possibile termini semplici e in italiano.
Se vuoi conoscere i termini tecnici in spagnolo puoi andare all’articolo “Como hacer un plan de negocios en excel“
Illustreremo passo passo come trasformare gli elementi base del tuo progetto in un piano d’impresa economico e finanziario.
Per semplificare ulteriormente la comprensione di tutto il processo, utilizzeremo un esempio di business plan di un ristorante in fase di start-up e cioè fin dal momento della sua costituzione e dei primi investimenti.
L’obiettivo di questo lavoro è quello di arrivare, attraverso tutti i passaggi intermedi, alla costruzione del:
- bilancio in formato CEE (quello che devono pubblicare le srl per intenderci);
- rendiconto finanziario e cioè di tutti i flussi di denaro in entrata e in uscita.
I primi passi dell’esempio di business plan in excel: costituzione e investimenti
Per iniziare dobbiamo chiarire quando verrà costituita la società, l’importo del capitale sociale e quando verrà versato.
Per le srl è obbligatorio versare un quarto del capitale sociale al momento della costituzione ma la parte restante può essere versata successivamente senza limiti di tempo.
Può essere creata una semplice tabella di excel come quella che riportiamo a lato con l’indicazione delle date e degli importi del capitale sottoscritto e dei vari versamenti.
Gli investimenti in beni strumentali e l’accensione dei mutui
A seguire dovremo creare un foglio di excel dedicato all’indicazione di tutti gli investimenti che intendiamo realizzare e al calcolo delle quote di ammortamento.
Come si può vedere dalla tabella che riportiamo qui sotto, sarà necessario impostare un po’ di formule ma sarà sufficiente farlo per il primo bene strumentale e poi copiarle per le righe successive.
Lo schema deve contenere la descrizione e la tipologia di investimento effettuato, l’importo al netto dell’IVA, la data di acquisto e il coefficiente di ammortamento in modo da poter calcolare facilmento la quota per ognuno dei cinque anni.
Sulla base della data di acquisto verrà poi riportata l’uscita finanziaria nelle tabelle di cash flow che costruiremo più avanti.
I mutui e il calcolo della rata con excel
A completamento di questo primo passo indicheremo l’importo dei finanziamenti e prestiti di cui avremo bisogno e che andremo a chiedere alla banca.
Sulla base di tutta una serie di dati (importo, data accensione, durata, tasso, periodicità) potremo calcolare l’importo della rata e degli interessi passivi.
Possiamo prendere i dati anche dal piano di ammortamento che è possibile calcolare online oppure da quello che ci fornirà la banca.
È meglio se impostiamo la tabelle con le formule di excel per il calcolo delle rate in modo da poter gestire tutto automaticamente se decideremo di cambiare l’importo del mutuo da chiedere o se vogliamo fare delle simulazioni.
Modello business plan in excel dell’attività caratteristica dell’impresa
La definizione dei prodotti e dei prezzi di vendita
Questa è la fase più importante della costruzione del business plan in quanto ci permetterà di calcolare i costi fissi e variabili complessivi, i fatturati e i flussi di cassa dell’attività caratteristica.
Come prima cosa individueremo i prodotti e servizi oggetto dell’attività ed i relativi prezzi di vendita per ognuno dei cinque anni qualora prevedessimo una loro variazione nel tempo.
Questa tabella conterrà solo i dati da noi immessi, senza effettuare alcun calcolo, ma verranno utilizzati successivamente per il calcolo dei ricavi di ogni articolo e per ogni mese dei cinque anni che prenderemo in esame.
Gli schemi per i costi variabili di acquisto
Dopo aver definito i prezzi di vendita o le tariffe dei servizi erogati dall’impresa, passiamo alla parte relativa ai costi.
L’ideale è creare due tabelle differenti: una per i costi di acquisto degli articoli esclusivamente commercializzati e una per i costi variabili di produzione.
La seconda la vedremo successivamente e sarà un po’ più articolata in quanto andremo a costruire il costo di produzione di ogni prodotto o servizio.
Di seguito vediamo come impostare la tabella dei costi di acquisto, sempre con lo stesso formato di quella dei prezzi di vendita e con l’intestazione che prende automaticamente i nomi dei prodotti dalla prima tabella.
La tabella dei costi per provvigioni e commissioni di vendita
Se l’attività lo richiede, possiamo creare anche una tabella nella quale indicare la percentuale di provvigioni pagate alla rete vendita e/o le commissioni per l’incasso tramite carta di credito, paypal o altri intermediari finanziari.
Sulla base di tali percentuali poi calcoleremo i costi sostenuti per le provvigioni di vendita in percentuale rispetto ai fatturati conseguiti.
Abbiamo costruito un modello per il calcolo dei costi variabili relativi ai beni che vengono prodotti o ai servizi che vengono erogati.
I costi variabili per le prestazioni di servizi
Anche per i servizi possono essere sostenuti dei costi variabili come ad esempio l’intervento di un free-lance per servizi di grafica o servizi web.
Il caso più classico è sempre quello della produzione di un bene come, ad esempio, un piatto di pasta che richiederà l’utilizzo di 100 gr. di pasta, 50 gr di condimento e 5 cc di olio.
Vediamo la tabella di excel che abbiamo costruito e che, oltre alla solita intestazione che prende i dati dalla prima tabella, riporterà l’elenco di tutti i componenti di costo variabile utilizzati dall’impresa.
Nella colonna di sinistra indicheremo tutti i componenti di costo variabile e cioè le materie prime, i semilavorati, le lavorazioni esterne, la mano d’opera variabile e le spese di trasporto direttamente afferenti alla realizzzione dell’unità di prodotto o servizio.
Per ogni componente indicheremo la tipologi e il prezzo unitario dell’unità di misura che abbiamo scelto per ogni componente, ad esempio il grammo, il litro, il kilo o un’unità di tempo come ora o giornata.
Termineremo poi la compilazione della tabella indicando, per ogni prodotto, le quantità di ogni componente utilizzate per produrlo.
Business plan template in excel per il calcolo dei volumi di vendita
Le tabelle per indicare i volumi di vendita e le rimanenze
Per il calcolo dei volumi di vendita abbiamo realizzato cinque templates in excel, uno per ogni anno, nei quali inserire i volumi di vendita mensili per ognuno dei nostri prodotti.
Se creiamo una riga nella quale riportare i volumi di produzione (che calcoleremo tra poco), potremo anche calcolare le rimanenze di ogni prodotto a fine anno e, moltiplicandole con i costi di acquisto o di produzione, otterremo il valore delle rimanenze finali per ogni anno.
L’obiettivo è sempre quello di realizzare una struttura che poi ci permetta di apportare qualunque modifica rapidamente e con il conseguente aggiornamento in tempo reale di tutti i dati.
Questa è una delle caratteristiche di excel e che dobbiamo cercare di sfruttare a pieno.
La tavola di excel dei volumi di vendita apparirà come nella figura riportata di seguito:
- Intestazioni con i nomi dei prodotti riportati automaticamente;
- colonna di sinistra con il nome dei mesi ed indicazione dell’anno;
- una matrice nella quale verranno indicati, manualmente o in automatico, i volumi di vendita previsti per ogni prodotto e per ogni mese.
Come calcolare rapidamente e in modo intelligente i volumi di vendita
Come dicevamo in precedenza, sarebbe utile creare una tabella per il calcolo automatico dei volumi, in modo da ottenerli secondo una logica evitando di inserire dati a caso o senza un criterio univoco.
Noi abbiamo creato un template in excel, che riportiamo di seguito, che si basa su informazioni quali il numero di:
- giorni di apertura;
- pasti giornalieri (colazione, pranzo e cena sarebbe tre, ad esempio);
- turni medi che riusciamo a gestire per ogni tavolo durante ogni tipologia di pasto;
- coperti.
Sulla base di tali dati possiamo già ottenere il numero di coperti potenziali a disposizione per ogni mese e, indicandoo la percentuale di riempimento prevista, otterremo il numero di coperti effettivi per ogni mese.
Ovviamente per ogni differente attività potrà essere creata una tabella per il calcolo dei volumi di produzione basata sulle peculiarità di ogni tipo di impresa.
Per concludere, abbiamo indicato la percentuali di clienti che ordinerà ogni portata o bevanda prevista.
Ovviamente ogni cliente ordinerà due, tre o quattro cose e quindi la somma di tutte le percentuali indicate dovrà per forza essere superiore al 100%.
Nella tabella dei volumi di vendita che abbiamo visto prima, riporteremo la formula che moltiplica il totale dei coperti per la percentuale indicata e otterremo il numero di vendite mensili di ogni portata, dolce o bevanda.
Così è come abbiamo impostato il nostro template:
Un template per indicare i volumi di produzione
Sulla base dei volumi di vendita calcoleremo anche i volumi di acquisto e si produzione che, ovviamente, dovranno tener conto delle capacità produttive, logistiche e finanziarie dell’impresa.
In funzione dei macchinari e dei mezzi di produzione installati, l’azienda avrà una capacità produttiva limitata entro un determinato numero di unità.
Lo stesso ragionamento andrà fatto per la logistica in quanto, anche in caso di attività commerciale, i magazzini potranno contenere solo una determinata quantità di beni, prodotti o materie prime.
Anche la capacità di assemblaggio o produzione sarà limitata in funzione del personale dipendente e degli spazi disponibili per svolgere le varie operazioni.
Infine avremo il limite imposto dalle risorse finanziarie disponibili che ci consentiranno l’acquisto di determinate quantità di materie prime o di merci e l’assunzione di un numero limitato di dipendenti.
Tenendo conto di tutti questi fattori ma anche del piano di marketing e quindi della capacità di vendita e distribuzione, dovremo determinare le quantità prodotte o acquistate ed inserirle in un template di excel impostato come quello che mostriamo ora:
Il calcolo di costi, ricavi e il bilancio in Excel
Sulla base dei dai inseriti fino ad ora andremo a calcolare il totale dei costi fissi, dei costi variabili e dei ricavi.
Andremo poi a costruire il bilancio CEE composto da stato patrimoniale e conto economico e il rendiconto finanziario.
Come calcolare il totale dei ricavi o fatturato delle vendite
Come primo passo calcoliamo il fatturato creando uno schema dove, per ogni prodotto e servizio, calcoleremo i ricavi per ogni mese e per ogni anno.
Una volta create le 5 tabelle contenenti i fatturati ne creeremo una riassuntiva con il fatturato mensile e annuale di tutti e cinque gli anni.
Le tabelle dovranno essere impostate come segue e le formule da inserire dovranno essere semplicemente il prodotto dei prezzi di vendita per i volumi di vendita.
Questa tabella sarà ancora più semplice della precedente da calcolare e sarà sufficiente riportare la somma dei fatturati mensili per ogni anno.
Otterremo così il template che riportiamo qui di seguito dove saranno indicati i ricavi mese per mese e anche il fatturato complessivo per ognuno dei 5 anni presi in esame.
Vi ricordiamo di collegare sia le intestazioni dell’anno che quelle dei mesi alla prima tabella in cui compaiono.
Così, se volete cambiare anno oppure la lingua di indicazione dei mesi, sarà possibile farlo cambiandoli solo nella prima tabella.
Ecco di seguito il template di excel da utilizzare per il calcolo dei ricavi complessivi:
Il calcolo dei costi variabili
Così come abbiamo fatto per i ricavi, lo faremo anche per i costi variabili di produzione e di acquisto, moltiplicando i volumi di acquisto e produzione per il prezzo di acquisto o per il costo di produzione.
Excel permette di fare tutto ciò in modo relativamente semplice e veloce.
Sarà sufficiente calcolare la prima formula e poi ricopiarla per i dodici mesi e, infine, ricopiare l’intera colonna a destra per i cinque anni.
Terremo sempre i mesi nella colonna di sinistra e gli anni o i prodotti nella riga in alto della tabella.
Ecco un esempio del modello di calcolo dei costi variabili analitico e complessivo:
Il calcolo dei costi per le provvigioni di vendita
Se vi ricordate, all’inizio abbiamo indicato la percentuale di commissioni o provvigioni di vendita.
Bene, se paghiamo commissioni per l’incasso tramite carta di credito oppure provvigioni ad esercizi convenzionati o strutture che ci mandano i clienti, ora potremo calcolarne facilmente l’importo.
Partendo dai ricavi conseguiti mese per mese, dovremo semplicemente moltiplicarli per le percentuali indicate precedentemente.
È importante che lo schema di excel sia strutturato sempre come i precedenti in modo che risulti facile impostare e ricopiare le formule.
Avremo sempre la lista dei proddotti in alto e dei mesi a sinistra.
Impostiamo la prima formula data dai ricavi per la % prevista e otterremo il costo mensile per provvigioni.
Poi dobbiamo ricopiare la formula verso il basso e, a seguire, l’intera colonna verso destra e otterremo una tabella con i costi mese per mese e prodotto per prodotto relativa al primo anno.
Faremo poi la stessa cosa per tutti e cinque gli anni ottenendo la tabella seguente:
Il calcolo dei costi fissi con una tabella di excel
Per ottenere i costi fissi non dovremo far riferimento ai volumi di vendita o di produzione ma sarà molto più semplice.
Dovremo solamente creare una tabella con indicate tutte le tipologie di costi fissi suddivise in personale, servizi, godimento beni di terzi e altri oneri di gestione.
Talee suddivisione ci sarà poi utile nella costruzione del bilancio CEE.
Nell’intestazione lungo la prima riga in alto, indicheremo invece i mesi da gennaio a dicembre per tutti e cinque anni consecutivamente.
Andremo poi a indicare, mese per mese, l’importo di ogni tipologia di costo fisso che, se si ripeterà uguale per tutto l’anno, potremo semplicemente ricopiare verso destra.
Vediamo di seguito un pezzo della tabella che andremo a costruire. Non è possibile visualizzarla tutta per ragioni di spazio.
Costruiremo poi una tabella riassuntiva nella quale indicare, per ogni tipologia di costo, il totale annuo.
Realizziamo anche una tabella con i flussi di cassa in uscita derivanti dai costi fissi che andremo poi a collegare con quelle realizzate per le entrate, per gli investimenti e per i costi variabili.
Ecco come costruire stato patrimoniale e conto economico con Excel
Ora che abbiamo ottenuto tutti i dati dei quali avevamo bisogno e cioè:
- ammortamenti relativi ai beni strumentali e flussi di cassa in uscita per il loro acquisto;
- entrate relative ai mutui accesi e calcolo delle rate e interessi passivi;
- ricavi derivanti dalle vendite e relativi flussi di cassa in entrata;
- costi variabili per l’acquisto delle merci e per le materie prime e relativo cash flow in uscita;
- spese per commissioni e provvigioni di vendita;
- costi fissi per il personale, per i servizi, per il godimento di beni di terzi e eper gli altri oneri di gestione;
- flussi di cassa in uscita relativi ai costi fissi,
potremo ora iniziare a costruire il bilancio CEE utilizzando excel, composto dal conto economico e dallo stato patrimoniale.
Per la costruzione del bilancio voce per voce realizzeremo un’altra guida specifica perhcè si tratta di un argomento lungo e avolte anche un po’ complesso.
Per chi non ha voglia di aspettare o di impiegare troppo tempo per costruirselo da solo, diamo la possibilità di scaricare un business plan in excel già fatto e costruito da noi.
E per terminare la costruzione del business plan in excel, riportiamo lo schema di conto economico e di stato patrimoniale che abbiamo realizzato e che potrete anche voi provare a costruire utilizzando i dati fino ad ora ottenuti:
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