Vuoi sapere quanto guadagna un event planner? In questo articolo, esploriamo i fattori chiave che determinano i guadagni di questa professione, dai costi iniziali alle strategie di vendita. Grazie al software business plan Event planner di Bsness.com, scopri come calcolare facilmente il fatturato, i costi, i margini di redditività e la sostenibilità finanziaria del tuo progetto. Ottieni una visione chiara e dettagliata per garantire il successo della tua attività di event planning!

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Quanto guadagna un event planner – fatturato e redditività

La redditività di un event planner può variare notevolmente in base alla tipologia di eventi organizzati, alla clientela, e alla localizzazione. Di seguito esaminiamo i principali aspetti economici di questa professione.

Fatturato medio

Il fatturato medio di un event planner dipende da vari fattori, tra cui il numero di eventi organizzati, il budget degli eventi e le tariffe applicate. Possiamo fornire alcune stime generali:

  • Event planner indipendente: Il fatturato annuo può variare tra 30.000€ e 60.000€. Questo valore è influenzato dal numero e dalla tipologia di eventi organizzati, come matrimoni, feste private, eventi aziendali.
  • Event planner in un’agenzia: In un’agenzia di event planning, il fatturato annuo può oscillare tra 60.000€ e 100.000€ o più, grazie a una maggiore clientela e risorse condivise.
  • Event planner specializzato: Professionisti specializzati in eventi di lusso o corporate possono superare i 100.000€ annui, soprattutto se lavorano con clienti di alto profilo o in località prestigiose.

Margine di redditività

Il margine di redditività di un event planner dipende dai costi operativi, dalle spese di marketing e dai costi variabili legati all’organizzazione degli eventi. Generalmente, il margine di profitto netto può oscillare tra il 10% e il 30% del fatturato totale. Vediamo in dettaglio:

  • Costi del personale: Se l’event planner ha collaboratori o assistenti, questi costi possono rappresentare una parte significativa delle spese.
  • Costi di marketing: Investimenti in promozione, pubblicità e presenza online possono rappresentare un altro 10-20% del fatturato.
  • Spese generali: Affitto del locale, utenze, assicurazioni e materiali di consumo possono rappresentare un ulteriore 10-20% del fatturato.
  • Costi variabili: Legati all’organizzazione specifica di ogni evento, come fornitori, location, catering e decorazioni.
  • Margine di profitto netto: Dopo aver coperto tutti i costi, il margine di profitto netto rimane generalmente tra il 10% e il 30% del fatturato.

Ad esempio, un event planner con un fatturato di 50.000€ all’anno potrebbe avere un margine di profitto netto compreso tra 5.000€ e 15.000€.

Fattori di successo

Per aumentare il fatturato e il margine di redditività, un event planner può adottare diverse strategie, come:

  • Specializzazione: Offrire servizi specializzati che attraggono una clientela disposta a pagare di più per competenze specifiche, come eventi di lusso, matrimoni a tema, o eventi aziendali su larga scala.
  • Ottimizzazione dei costi: Ridurre le spese fisse e negoziare migliori condizioni con i fornitori.
  • Marketing efficace: Utilizzare social media, SEO, e collaborazioni con location e fornitori per attrarre nuovi clienti.
  • Qualità del servizio: Garantire un’alta qualità dell’organizzazione degli eventi e un eccellente servizio clienti per fidelizzare i clienti e aumentare il passaparola.

Conclusione

La redditività di un event planner dipende da molti fattori, ma con una buona pianificazione e strategie mirate, può essere un’attività molto remunerativa. Il fatturato medio può variare significativamente in base alla clientela e alla specializzazione, con un margine di redditività che generalmente oscilla tra il 10% e il 30%. Investire nella qualità del servizio e nell’ottimizzazione dei costi è fondamentale per garantire il successo a lungo termine della professione.

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Servizi offerti da un event planner

Un event planner offre una vasta gamma di servizi per organizzare e gestire eventi di diversa natura. Di seguito una panoramica completa:

Servizi principali

  1. Consulenza iniziale:
    • Incontro preliminare e consulenza: per definire i desideri e le esigenze del cliente. Prezzo medio: gratuito o 50-100 € per sessione.
  2. Pianificazione e progettazione:
    • Pianificazione completa dell’evento: dallo sviluppo del concept alla gestione del budget. Prezzo medio: 1.000-3.000 € a seconda della complessità dell’evento.
    • Progettazione del tema e decorazioni: creazione di un tema unico e allestimenti personalizzati. Prezzo medio: 500-2.000 €.
  3. Coordinamento e gestione:
    • Coordinamento del giorno dell’evento: supervisione di tutte le attività durante l’evento. Prezzo medio: 500-1.500 €.
    • Gestione fornitori e logistica: organizzazione di tutti gli aspetti logistici e coordinamento dei fornitori. Prezzo medio: 500-1.500 €.
  4. Servizi specifici per tipi di eventi:
    • Organizzazione matrimoni: gestione completa del matrimonio, inclusi cerimonia e ricevimento. Prezzo medio: 2.000-6.000 €.
    • Eventi aziendali: pianificazione di conferenze, meeting, lanci di prodotti e feste aziendali. Prezzo medio: 1.500-5.000 €.
    • Feste private: compleanni, anniversari, feste a tema. Prezzo medio: 1.000-3.000 €.
    • Eventi di beneficenza: organizzazione di raccolte fondi e gala di beneficenza. Prezzo medio: 1.000-4.000 €.
  5. Servizi di marketing e promozione:
    • Promozione dell’evento: creazione di materiali pubblicitari, gestione dei social media e campagne promozionali. Prezzo medio: 500-2.000 €.
    • Gestione inviti e RSVP: invio degli inviti, gestione delle risposte e conferme. Prezzo medio: 200-500 €.
  6. Servizi aggiuntivi:
    • Noleggio attrezzature: forniture di attrezzature per eventi come audio, luci, palchi e arredi. Prezzo medio: 200-1.000 € a seconda dell’attrezzatura.
    • Servizi fotografici e video: organizzazione di servizi fotografici e riprese video professionali. Prezzo medio: 500-2.000 €.
    • Catering e ristorazione: coordinamento del servizio di catering, selezione dei menu. Prezzo medio: 30-100 € per persona.

Servizi aggiuntivi

  1. Gestione del budget:
    • Pianificazione del budget: creazione di un budget dettagliato e monitoraggio delle spese. Prezzo medio: 200-500 €.
    • Controllo dei costi: negoziazione con i fornitori per ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo. Prezzo medio: 200-500 €.
  2. Servizi di intrattenimento:
    • Prenotazione artisti e intrattenitori: organizzazione di spettacoli, musica dal vivo, DJ, e altri intrattenimenti. Prezzo medio: 500-3.000 € a seconda del tipo di intrattenimento.
  3. Assistenza post-evento:
    • Pulizia e smontaggio: gestione della pulizia e smontaggio delle strutture post-evento. Prezzo medio: 200-1.000 €.
    • Feedback e valutazione: raccolta del feedback dei partecipanti e analisi dell’evento. Prezzo medio: 200-500 €.

Un event planner offre una vasta gamma di servizi personalizzati per soddisfare le esigenze dei clienti, che spaziano dalla pianificazione completa dell’evento alla gestione logistica e ai servizi aggiuntivi. I prezzi medi variano a seconda della tipologia e della complessità dell’evento, con tariffe che possono oscillare tra 50 € e 6.000 € o più, per i servizi più complessi. Investire in un event planner professionale garantisce un’organizzazione impeccabile e un’esperienza memorabile per tutti i partecipanti.

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Requisiti e autorizzazioni per aprire un event planner

Requisiti professionali

  1. Formazione professionale:
    • Diploma o laurea: Sebbene non sia obbligatorio, avere un diploma o una laurea in discipline come marketing, comunicazione, organizzazione di eventi, o gestione aziendale può essere un valore aggiunto.
    • Corsi di specializzazione: Partecipare a corsi specifici di event planning, certificati da enti riconosciuti, può fornire competenze pratiche e teoriche necessarie per la professione.
  2. Esperienza lavorativa:
    • Stage e tirocini: Acquisire esperienza pratica attraverso stage o tirocini in agenzie di organizzazione eventi o con event planner professionisti.
    • Portfolio: Costruire un portfolio di eventi organizzati, anche piccoli, per dimostrare le proprie competenze e attrarre clienti.

Autorizzazioni amministrative

  1. Partita IVA:
    • Apertura di una Partita IVA presso l’Agenzia delle Entrate per poter esercitare come libero professionista.
  2. Iscrizione alla Camera di Commercio:
    • Registrazione presso la Camera di Commercio competente per territorio.
    • Iscrizione al Registro delle Imprese e al REA (Repertorio Economico Amministrativo).

Requisiti strutturali e locali

  1. Conformità urbanistica:
    • I locali utilizzati per la sede operativa devono essere conformi alle normative urbanistiche e avere caratteristiche strutturali adeguate per l’attività di organizzazione eventi.
  2. Certificato di agibilità:
    • Ottenere il certificato di agibilità per i locali, che attesti la conformità alle norme di sicurezza, igiene e sanità.

Autorizzazioni specifiche per eventi

  1. Permessi per l’organizzazione di eventi:
    • Autorizzazioni comunali: Richiedere i permessi necessari presso il Comune dove si svolge l’evento. Questi possono includere autorizzazioni per l’occupazione del suolo pubblico, la somministrazione di alimenti e bevande, e l’allestimento di strutture temporanee.
    • Autorizzazioni di pubblica sicurezza: Per eventi con grandi affluenze, potrebbe essere necessario ottenere l’autorizzazione dalla Questura locale.
  2. Normative sulla sicurezza:
    • Piano di sicurezza: Redazione di un piano di sicurezza che comprenda le misure di prevenzione e protezione dai rischi, inclusi piani di evacuazione e gestione delle emergenze.
    • Assicurazione: Stipula di una polizza assicurativa che copra eventuali danni a persone e cose durante l’evento.

Requisiti fiscali

  1. Iscrizione INPS e INAIL:
    • Iscrizione presso l’INPS per la gestione delle posizioni previdenziali.
    • Iscrizione presso l’INAIL per la copertura assicurativa contro gli infortuni sul lavoro.

Altri requisiti

  1. Aggiornamento professionale:
    • Partecipazione a corsi di aggiornamento e formazione continua per mantenere e migliorare le competenze professionali.
    • Adesione a associazioni di categoria: Iscriversi a organizzazioni professionali come l’Associazione Italiana Organizzatori di Eventi (AIOEP) per rimanere aggiornati sulle ultime tendenze e normative del settore.
  2. Normativa sulla privacy:
    • Conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) per la gestione dei dati personali dei clienti e dei partecipanti agli eventi.
    • Implementazione di misure di sicurezza per la protezione dei dati, come crittografia e firewall.

Per esercitare la professione di event planner è necessario rispettare una serie di requisiti normativi e ottenere autorizzazioni amministrative e specifiche per eventi. È fondamentale seguire le direttive delle camere di commercio e degli enti locali per garantire che l’attività rispetti tutte le normative vigenti. Con una corretta pianificazione e conformità alle norme, è possibile avviare e mantenere un’attività di organizzazione eventi di successo, garantendo un servizio sicuro e di qualità per i clienti.

Tipologia di clienti per un event planner

Tipologia di clienti

Un event planner si rivolge a una vasta gamma di clienti, ciascuno con esigenze specifiche. Ecco le principali categorie:

  1. Privati:
    • Sposi: coppie che cercano supporto professionale per organizzare il loro matrimonio, compresi servizi come scelta della location, gestione degli ospiti e coordinamento del giorno dell’evento.
    • Famiglie: che necessitano di assistenza per organizzare feste di compleanno, anniversari, battesimi e altre celebrazioni familiari.
  2. Aziende:
    • Grandi aziende: per l’organizzazione di eventi aziendali come conferenze, seminari, lancio di prodotti, fiere e team building.
    • PMI (Piccole e Medie Imprese): che richiedono supporto per eventi aziendali su scala ridotta, come meeting interni, workshop e feste aziendali.
  3. Enti pubblici e istituzioni:
    • Comuni e enti locali: per l’organizzazione di eventi pubblici, festival, manifestazioni culturali e sportive.
    • Associazioni e ONG: che necessitano di assistenza per la pianificazione di eventi di beneficenza, raccolte fondi e iniziative comunitarie.
  4. Clienti speciali:
    • Celebrità e VIP: che richiedono eventi esclusivi e personalizzati, con un alto livello di riservatezza e lusso.
    • Clienti internazionali: che cercano supporto per organizzare eventi in Italia, come destination weddings e conferenze internazionali.

Situazione del mercato e tendenze previste

Situazione del mercato

Il mercato dell’organizzazione di eventi è in continua crescita, sostenuto da una maggiore consapevolezza dell’importanza di eventi ben organizzati e personalizzati. Di seguito alcune caratteristiche chiave:

  1. Crescita della domanda:
    • La domanda di servizi di event planning è in aumento, con un crescente numero di privati e aziende che preferiscono affidarsi a professionisti per garantire il successo dei loro eventi.
    • L’aumento del turismo in Italia ha incrementato la richiesta di destination weddings e altri eventi internazionali.
  2. Concorrenza:
    • Il settore è competitivo, con un numero crescente di event planner che offrono servizi diversificati e specializzati.
    • La qualità del servizio, la creatività e la capacità di personalizzazione sono fattori chiave per distinguersi dalla concorrenza.

Tendenze previste

Le tendenze del mercato dell’organizzazione di eventi nei prossimi anni sono influenzate da diversi fattori socio-economici e tecnologici:

  1. Aumento della digitalizzazione:
    • L’uso di tecnologie digitali come piattaforme di gestione eventi, app per RSVP e realtà virtuale/aumentata per la progettazione degli spazi sta diventando sempre più diffuso.
    • L’adozione di soluzioni di streaming e eventi ibridi (combinazione di eventi fisici e virtuali) sta guadagnando popolarità, soprattutto in risposta alla pandemia di COVID-19.
  2. Personalizzazione degli eventi:
    • I clienti richiedono sempre più eventi su misura che riflettano la loro personalità e i loro desideri. Questo include temi unici, decorazioni personalizzate e esperienze memorabili per gli ospiti.
  3. Sostenibilità e responsabilità sociale:
    • Cresce la domanda di eventi sostenibili, con una maggiore attenzione all’uso di materiali eco-friendly, alla riduzione degli sprechi e all’inclusione di pratiche green.
    • Le aziende e gli enti pubblici sono sempre più interessati a eventi che promuovano la responsabilità sociale e che abbiano un impatto positivo sulla comunità.
  4. Esperienze immersive e interattive:
    • Gli eventi stanno diventando sempre più esperienziali, con un focus sull’interattività e sull’coinvolgimento diretto degli ospiti. Questo include l’uso di tecnologie innovative, attività interattive e intrattenimento di alto livello.

Un event planner si rivolge a una clientela diversificata, che include privati, aziende, enti pubblici e clienti speciali. La chiave del successo risiede nella capacità di adattarsi alle tendenze di mercato, puntando su qualità, creatività e personalizzazione. Con una crescente domanda di eventi ben organizzati e l’adozione di nuove tecnologie, il settore dell’organizzazione eventi ha un futuro promettente.

Calcolare i guadagni di un event planner con il software business plan organizzazione di eventi di Bsness.com

Il software Organizzazione di eventi di Bsness.com è uno strumento completo e intuitivo che permette di elaborare un piano economico e finanziario dettagliato per un event planner, inserendo semplicemente i dati base del progetto. Ecco come funziona:

1. Inserimento dei dati base del progetto

  1. Investimenti iniziali per le attrezzature necessarie:
    • Arredi per ufficio: scrivanie, sedie, armadi per la documentazione.
    • Attrezzature tecnologiche: computer, stampanti, software di gestione eventi, telefoni.
    • Materiale per eventi: decorazioni, attrezzature audio-video, luci, tende, palchi mobili.
  2. Servizi offerti:
    • Consulenza iniziale: incontro preliminare e consulenza per definire i desideri e le esigenze del cliente.
    • Pianificazione e progettazione: pianificazione completa dell’evento, progettazione del tema e decorazioni.
    • Coordinamento e gestione: coordinamento del giorno dell’evento, gestione fornitori e logistica.
    • Servizi specifici per tipi di eventi: organizzazione matrimoni, eventi aziendali, feste private, eventi di beneficenza.
    • Servizi di marketing e promozione: promozione dell’evento, gestione inviti e RSVP.
    • Noleggio attrezzature: forniture di attrezzature per eventi come audio, luci, palchi e arredi.
    • Servizi fotografici e video: organizzazione di servizi fotografici e riprese video professionali.
    • Catering e ristorazione: coordinamento del servizio di catering, selezione dei menu.
  3. Prezzi di vendita dei servizi:
    • Consulenza iniziale: gratuito o 50-100 € per sessione.
    • Pianificazione completa dell’evento: 1.000-3.000 €.
    • Progettazione del tema e decorazioni: 500-2.000 €.
    • Coordinamento del giorno dell’evento: 500-1.500 €.
    • Gestione fornitori e logistica: 500-1.500 €.
    • Organizzazione matrimoni: 2.000-6.000 €.
    • Eventi aziendali: 1.500-5.000 €.
    • Feste private: 1.000-3.000 €.
    • Eventi di beneficenza: 1.000-4.000 €.
    • Promozione dell’evento: 500-2.000 €.
    • Gestione inviti e RSVP: 200-500 €.
    • Noleggio attrezzature: 200-1.000 € a seconda dell’attrezzatura.
    • Servizi fotografici e video: 500-2.000 €.
    • Catering e ristorazione: 30-100 € per persona.

2. Calcolo dei costi

  1. Costi fissi:
    • Affitto del locale: ad esempio, 1.000-2.000 €/mese.
    • Utenze: elettricità, acqua, gas, con un costo medio di 300-500 €/mese.
    • Stipendi del personale: ad esempio, 1.200-2.000 € lordi/mese per dipendente.
    • Assicurazioni e manutenzione attrezzature: costi variabili in base alla copertura scelta e alla frequenza delle manutenzioni.
  2. Costi variabili:
    • Materiale per eventi: decorazioni, attrezzature audio-video, luci, tende, palchi mobili.
    • Marketing e pubblicità: spese per promozioni, inserzioni online e campagne pubblicitarie.
    • Costi di trasporto: per eventuali trasferte e logistica degli eventi.

3. Calcolo dei volumi di vendita

Il software consente di calcolare automaticamente i volumi di vendita dei servizi sulla base dei dati inseriti. Questo permette di stimare il numero di eventi organizzati e la quantità di servizi erogati mensilmente.

4. Calcolo del fatturato e dei costi complessivi

Sulla base dei dati inseriti, il programma calcola automaticamente:

  • Fatturato complessivo: sommando i ricavi provenienti dalla vendita di tutti i servizi.
  • Costi complessivi: combinando i costi fissi e variabili.

5. Margini di redditività, punto di pareggio e flussi di cassa

Il software calcola inoltre:

  • Margini di redditività di ogni servizio: differenza tra prezzo di vendita e costi di produzione.
  • Punto di pareggio: il volume di vendita necessario per coprire tutti i costi e iniziare a generare profitto.
  • Flussi di cassa: entrate e uscite di cassa nel tempo, per garantire la liquidità necessaria.

6. Calcolo del fabbisogno finanziario e indice DSCR

Il programma determina anche:

  • Fabbisogno finanziario: l’importo esatto del finanziamento necessario per avviare o ampliare l’attività.
  • Indice DSCR (Debt Service Coverage Ratio): per valutare la sostenibilità del finanziamento richiesto, indicando la capacità dell’impresa di generare abbastanza cassa per coprire le rate del finanziamento.

Conclusione

Il software business plan Organizzazione di eventi di Bsness.com è uno strumento potente che ti permette di inserire facilmente i dati base del progetto e ottenere un piano economico e finanziario completo. Con un business plan ben fatto e grazie al calcolo automatico di fatturato, costi, margini di redditività, punto di pareggio, flussi di cassa, fabbisogno finanziario e indice DSCR, puoi avere una visione chiara e dettagliata di quanto può guadagnare il tuo servizio di event planning e della sostenibilità economica del tuo progetto.

Articolo scritto il 20/6/2024

dott stefano ventura bsness

STEFANO VENTURALinkedin

È il fondatore di Bsness.com, software house operante in Italia e Spagna. Si è laureato in economia e commercio presso l’Università di Bologna dove ha anche conseguito il titolo di Dottore Commercialista. Ha esercitato con successo la professione di Dottore Commercialista come esperto in budget e business plan per poi dedicarsi a tempo pieno alla crescita di Bsness.com.