COSTI FISSI E VARIABILI NEL BUSINESS PLAN

In questo articolo vediamo cosa sono i costi fissi e variabili, come distinguerli e come indicarli all’interno del piano economico e finanziario per fare correttamente il business plan.

Non esiste una definizione univoca di costi fissi e costi variabili perché dipende dal tipo di attività svolta, dall’organizzazione dell’impresa e dal sistema di rilevazione dei costi stessi.

COSTI FISSI E VARIABILI: ESEMPI E DIFFERENZE

Una medesima spesa può essere un costo fisso in una situazione e un costo variabile in un’altra situazione.

Per fare un esempio semplice e lampante: i prodotti per la pulizia della cucina sono costi fissi per un ristorante ma, gli stessi prodotti, sono costi variabili per il supermercato che li vende.

Il carburante è un costo variabile per l’impresa di trasporti ma sarà considerato un costo fisso per l’avvocato che utilizza l’auto per andare in tribunale o presso i clienti.

Chi si cimenta nella redazione di un business plan deve assolutamente aver chiaro come si distingue un costo fisso da un costo variabile e come gestirli.

In questo vi saranno sicuramente di aiuto i software specifici di bsness per tutte le principali attività economiche con un esempio già fatto nel quale sono già presenti tutti i principali costi fissi e variabili correttamente inseriti.

Già dagli esempi che abbiamo fatto si intuisce quale sia la differenza tra costi fissi e costi variabili e che la definizione non sia assoluta ma relativa, dipendendo da vari fattori.

LA DEFINIZIONE DI COSTI VARIABILI

I costi variabili sono quelli che dipendono direttamente dai volumi di produzione o di acquisto.

In pratica, all’aumentare del numero di beni prodotti aumentano proporzionalmente anche i costi variabili con una connessione diretta tra le due grandezze.

Facciamo un paio di esempi in modo da chiarire oltre ogni dubbio questa definizione:

Se la gelateria produce 20 kg di gelato utilizzerà 19 litri di latte, se ne produce 40 kg utilizzerà 38 litri di latte.

Bene, questo è senza alcun dubbio un costo variabile che aumenta all’aumentare della produzione di gelato.

Al momento di costruire il business plan della gelateria già sapremo dove andare ad inserire i costi delle materie prime tra le quali il latte, il burro, la frutta, la cioccolata ecc.

UN ESEMPIO DI COSTO VARIABILE

Vediamo un secondo esempio: l’energia elettrica per un noleggio di biciclette elettriche è un costo variabile.

Per la maggior parte delle altre attività sarebbe un costo fisso ma, dal momento che ad ogni noleggio dovremo ricaricare la batteria della bici, se abbiamo un adeguato sistema di misurazione, lo possiamo considerare un costo variabile.

Anche perchè se l’attività è ferma avremo ridottissimi consumi energetici mentre se l’attività funziona a pieno ritmo dovremo ricaricare decine di batterie ogni giorno e la bolletta sarà dieci o venti volte tanto.

In questo caso il costo varia al variare dei volumi di produzione dei servizi e nel nostro budget aziendale gestiremo le spese energetiche tra i costi variabili e vedremo variare tale spesa in funzione dell’andamento stagionale dell’attività.

COSTI FISSI: ESEMPIO E DEFINIZIONE

Come dice la parola stessa, i costi fissi sono quelli che non variano e, aggiungerei, al variare dei volumi di produzione o anche di vendita.

Ma non sempre è immediato distinguere con certezza un costo fisso.

Un esempio tipico di costo fisso è quello del personale dipendente.

Che gli affari vadano bene o male i dipendenti sono sempre da pagare e che si venda poco o tanto, l’organizzazione è sempre la stessa.

In realtà la prima obiezione è che, se si hanno tanti ordini e quindi si deve produrre di più allora bisognerà assumere più personale e quindi la spesa per i dipendenti deve considerarsi variabile.

Errore!

COME DISTINGUERE UN COSTO FISSO

Come ho detto chiarmente all’inizio dell’articolo, affinché un costo sia variabile, deve esservi una connessione o proporzionalità diretta tra le quantità prodotte o vendute e la relativa spesa.

È vero che se l’azienda cresce assumerò più personale ma non vi sarà mai una connessione diretta tra il personale assunto ed il numero di pezzi o servizi prodotti.

Se questa connessione dovesse esserci allora si che che potrò considerare il costo come variabile.

Se, ad esempio costruisco barche a vela, per ogni ordine dovrò assumere cinque persone che si dedicheranno esclusivamente a quel singolo progetto e potrò considerare il costo dei loro stipendi come variabile.

Lo stipendio dell’impiegata e quello della segretaria rimarranno invece un costo fisso.

ALTRI ESEMPI DI COSTI FISSI

Vediamo altri esempi di costi che dobbiamo considerare fissi anche se possono aumentare o diminuire a seconda che l’attività cresca o meno.

Ad esempio:

• il commercialista che, indipendentemente dal fatturato continuerà a costarmi l’importo stabilito a inizio anno;
• la manutenzione dei macchinari che crescerà certamente con il loro maggior uso ma non in modo direttamente proporzionale.

Come accennato in precedenza, la natura di un costo può variare in funzione del tipo di attività ma anche del modo in cui è organizzata o dei metodi di rilevazione delle varie spese.

Può capitare che un costo sia di per sé variabile ma se è impossibile effettuare una rilevazione quantitativa allora lo dovremo per forza considerare come costo fisso.

Alcuni esempi di costi che spesso consideriamo fissi anche se non lo sarebbero, possono essere la corrente elettrica o le spese di personale.

Se non abbiamo implementato un sistema di rilevazione dei tempi di lavoro, (anche se il personale si dedicherà in maniera sensibilmente differente alla produzione di un bene od un servizio piuttosto che ad un altro), saremo costretti a considerarlo un costo fisso e non potremo spalmarlo sui costi di produzione dei vari articoli.

Ma torniamo ai costi fissi cercando di fare alcuni esempi tipici per le varie attività.

ESEMPI DI COSTI FISSI PER IL CENTRO ESTETICO

Un esempio di costo fisso per aprire un centro estetico è quello per il riscaldamento che in nessun modo potrà essere ripartito tra i vari servizi erogati.

Un costo fisso che potrebbe diventare almeno in parte variabile è invece quello di elettricità nel caso siano presenti le lampade abbronzanti.

Al momento di realizzare il business plan per il centro estetico, si potrà distinguere tra:

• la corrente consumata per l’illuminazione ed il funzionamento dei pc e degli altri elettrodomestici;
• l’elettricità utilizzata per il funzionamento delle lampade solari che incideranno direttamente e proporzionalmente sui consumi.

Un altro importante costo fisso per il centro estetico è dato dalle assicurazioni per tutelarsi da eventuali danni arrecati alla clientela oltre a quello per i materiali di cosumo dei quali si farà abbondante uso.

COSTI FISSI E VARIABILI DI UN RISTORANTE

I costi fissi di un ristorante incidono notevolmente sul bilancio dell’attività.

È bene analizzarli e calcolarli attentamente in modo da aver ben chiaro fin da subito quanti clienti dovremo avere per poter raggiungere il punto di pareggio.

I principali costi fissi per un ristorante sono rappresentati da:

• personale dipendente;
• ammortamenti;
• affitto e utenze;
• pubblicità, assicurazioni e spese amministrative;
• spese di pulizia, materiali di consumo e oneri bancari.

Bisogna fare molta attenzione ai costi fissi perchè, indipendentemente dall’andamento del locale di ristorazione, verranno sostenuti e dovranno essere comunque pagati.

La differenza tra costi variabili e costi fissi è che i primi verranno sostenuti di pari passo con la produzione dei ricavi.

L’obiettivo dovrà dunque essere quello di ridurre quanto possibile i costi variabili di produzione dei vari prodotti e servizi in modo da aumentare il margine di guadagno su ogni prodotto e di raggiungere più velocemente il punto di pareggio.

I costi variabili di un ristorante sono:

• le materie prime per la produzione dei vari piatti che, normalmente, si aggirano tra il 15 ed il 30% del prezzo di vendita;
• le spese di acquisto delle bevande come il vino, acqua e birra.

FOGLIO EXCEL COSTI FISSI E VARIABILI

 
Vediamo come costruire un foglio excel per i costi fissi e variabili.

Si tratterà ovviamente di due tabelle distinte perchè il funzionamento dei costi fissi e variabili è completamente differente.

FOGLIO EXCEL COSTI FISSI

Il foglio excel dei costi fissi sarà costituito da un elenco di costi fissi, con dettaglio mensile, distinto nelle categorie di: personale, servizi, godimento beni di terzi e altri oneri di gestione.

Sarà sufficiente indicare la spesa prevista per ogni tipologia di costo per ogni mese di ogni anno.

Bisognerà poi costruire una tabella riassuntiva con il costo totale per ogni tipologia di spesa e per ogni anno.

FOGLIO EXCEL COSTI VARIABILI

Il foglio excel dei costi variabili dovrà essere per forza di cose diverso e separato da quello dei costi fissi in quanto la loro natura ed il loro calcolo è totalmente differente.

Come anticipato i costi variabili vanno di pari passo con la produzione o l’acquisto dei beni oggetto dell’attività.

Dovremo quindi preparare un foglio excel nel quale indicare i costi variabili di produzione di ogni songolo articolo, evidenziando le singole componenti in modo da poterle distinguere per natura:

• materie prime;
• lavorazioni esterne;
• mano d’opera variabile;
• spese di trasporto ecc.

Una volta definiti i costi di produzione di una unità di prodotto, per ottenere il totale dei costi variabili, dovremo moltiplicarli per i volumi di produzione previsti in ogni mesi per tutti gli anni presi in esame.

Il foglio di calcolo in excel dei costi variabili è sicuramente più complesso di quello dei costi fissi per il semplice motivo che deve essere rapportato ai volumi di produzione che saranno peraltro variabili nel tempo.

Vediamo di seguito un foglio excel costruito per il calcolo del costo di produzione delle portate di un ristorante.

Una volta ottenuti i costi variabili complessivi dal prodotto tra il costo unitario di produzione ed i volumi di produzione, potremo costruire grafici e tabelle che ne rappresentino l’andamento analitico o complessivo.

Se moltiplichiamo le singole quantità di materie prime utilizzate per i volumi di produzione, potremo ottenere anche le quantità o il valore di ogni singola materia prima utilizzata.

Di seguito un esempio di grafico che rappresenta l’andamento nel tempo dei costi variabili.

Per chi si cimenta nella redazione di un business plan per la prima volta, questo articolo sarà fondamentale per impostarlo nel modo corretto ed ottenere risultati congrui e che rappresentino fedelmente il progetto d’impresa.

Anche per chi ha già un po’ di esperienza un ripassino non farà sicuramente male!

Aggiornato e rivisto il 16/01/2023