CONTROLLO DI GESTIONE: COS’È, COSA FA E COME FUNZIONA

Essere in grado di monitorare, valutare e correggere i processi di business è un elemento fondamentale per raggiungere gli obiettivi e ottenere successo nel mondo degli affari.

Ecco perché è essenziale un efficace controllo di gestione

In questo articolo, esploreremo in dettaglio il controllo di gestione, i suoi obiettivi e come può essere implementato in modo efficace, con l’obiettivo di fornire una guida chiara e concisa.

Dall’esplorazione del significato del controllo di gestione, ai diversi livelli in cui viene eseguito, fino all’importanza della contabilità e alla relazione con il business plan, questo articolo è progettato per fornirti le competenze necessarie per implementare un efficace controllo di gestione nella tua azienda.

COSA SI INTENDE PER CONTROLLO DI GESTIONE?

Il controllo di gestione, termine che potrebbe suonare come un complesso concetto aziendale, è in realtà un meccanismo chiave per la salute e la prosperità di ogni business, a prescindere dalle sue dimensioni.

Il controllo di gestione può essere definito come un insieme di tecniche, strumenti e procedure che un’organizzazione implementa per garantire che le sue operazioni siano allineate agli obiettivi prefissati.

Questo sistema si preoccupa principalmente di monitorare, regolare e indirizzare le attività aziendali per raggiungere le mete prefissate.

In termini pratici, il controllo di gestione implica l’identificazione degli obiettivi chiave dell’impresa, la definizione di indicatori di performance (KPI), la misurazione e l’analisi delle performance reali rispetto a queste metriche e l’adozione di misure correttive o preventive laddove necessario.

Ricorda: “Ciò che non si misura, non si può migliorare” – un aforisma attribuito a Peter Drucker, il padre del moderno management.

Per comprendere meglio il controllo di gestione, pensa a un pilota di aereo. Prima del decollo, il pilota definisce la rotta e gli obiettivi di viaggio.

Durante il volo, monitora continuamente gli strumenti di navigazione e regola il corso se necessario. Il pilota non può controllare il clima o i venti, ma può fare i necessari aggiustamenti di rotta per assicurarsi di raggiungere la destinazione.

Questo è il ruolo del controllo di gestione: tenere la barra dell’azienda salda anche nei momenti di turbolenza.

Ma il controllo di gestione non si limita a tenere l’azienda sul giusto percorso. È anche un potente strumento di pianificazione e strategia. Permette di anticipare le sfide, identificare le opportunità e prendere decisioni informate.

Quindi, se ti stai chiedendo se la tua azienda ha bisogno di un sistema di controllo di gestione, la risposta è un sonoro sì.

Non importa quanto sia piccola o grande la tua impresa, avere un controllo attivo sulle tue operazioni può fare la differenza tra un’azienda che sopravvive e una che prospera.

Lo scopo del controllo di gestione

Il controllo di gestione serve un obiettivo chiave: assicurare che le attività dell’impresa siano allineate alla sua strategia e ai suoi obiettivi.

Per fare ciò, deve fornire un quadro preciso e tempestivo delle performance dell’azienda, permettendo di identificare i punti di forza da valorizzare e i punti deboli da correggere.

In dettaglio, il controllo di gestione ha quattro obiettivi principali:

1. Orientare l’azione: fornisce ai manager informazioni dettagliate e aggiornate sulle performance aziendali, consentendo loro di prendere decisioni informate e tempestive. In questo modo, il controllo di gestione guida l’azione nell’organizzazione, indirizzando le risorse verso gli obiettivi strategici.

• Migliorare le performance: attraverso il monitoraggio continuo delle performance e l’analisi delle deviazioni rispetto agli obiettivi, il controllo di gestione permette di identificare e correggere tempestivamente eventuali problemi. Questo meccanismo di feedback consente un miglioramento continuo delle performance aziendali.

• Gestire i rischi: il controllo di gestione consente di anticipare e gestire i rischi, prevedendo scenari futuri e adottando misure preventive. Inoltre, permette di valutare l’impatto delle decisioni strategiche, riducendo l’incertezza nella pianificazione e nel controllo.

• Promuovere la trasparenza: infine, il controllo di gestione promuove la trasparenza e la responsabilità all’interno dell’organizzazione. Fornisce ai diversi livelli manageriali informazioni chiare e misurabili sulle performance, rendendo ciascuno responsabile dei propri risultati.

In sintesi, lo scopo del controllo di gestione è aiutare la tua impresa a navigare nel dinamico mondo degli affari, prendendo decisioni informate, gestendo i rischi e promuovendo la trasparenza e la responsabilità.

QUANDO SI ESEGUE IL CONTROLLO DI GESTIONE?

Se stai pensando che il controllo di gestione sia un’attività da svolgere solo in determinati momenti, devo correggerti. Il controllo di gestione non è un evento isolato, ma un processo continuo e costante.

In ogni momento, le decisioni che prendi come imprenditore o dirigente possono avere un impatto significativo sulla performance dell’azienda.

Per questo, è fondamentale avere sempre a disposizione informazioni aggiornate e affidabili sulle performance aziendali.

Il controllo di gestione, pertanto, dovrebbe essere incorporato nella routine quotidiana dell’organizzazione. Deve essere una parte integrante del processo decisionale a tutti i livelli, dai vertici aziendali fino ai singoli dipartimenti e unità operative.

In termini più pratici, la frequenza con cui si esegue il controllo di gestione dipenderà dalle specifiche esigenze dell’azienda.

Ad esempio, potrebbe essere necessario preparare report di controllo di gestione su base mensile, trimestrale o annuale. Allo stesso modo, l’analisi delle performance e l’identificazione delle deviazioni rispetto agli obiettivi potrebbe essere un’attività quotidiana, settimanale o mensile.

Ricorda, comunque, che il controllo di gestione non è un fine in sé. Non si tratta di produrre report per il gusto di farlo, ma di fornire informazioni utili per prendere decisioni informate e migliorare le performance.

“Il fine del controllo non è il controllo, ma l’azione efficace”

In conclusione, il controllo di gestione è un processo continuo che dovrebbe accompagnare l’azienda in ogni momento della sua vita, guidando le decisioni e migliorando le performance.

L’obiettivo non è controllare per controllare, ma usare il controllo come strumento per l’azione e il miglioramento.

I tre livelli del controllo di gestione

Il controllo di gestione non è un’attività monolitica, ma si articola su diversi livelli che corrispondono a differenti ambiti di analisi e decisione. In particolare, si possono identificare tre livelli principali del controllo di gestione: strategico, tattico e operativo.

• Controllo di Gestione Strategico: Questo è il livello più alto del controllo di gestione e si occupa della definizione e del monitoraggio degli obiettivi strategici dell’azienda. Il controllo di gestione strategico mira a garantire che le decisioni aziendali siano allineate con la visione e la missione dell’azienda e che contribuiscano a realizzare gli obiettivi a lungo termine. Gli strumenti utilizzati a questo livello includono l’analisi SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats), l’analisi PESTEL (Political, Economic, Social, Technological, Environmental, Legal), il balanced scorecard e il business plan.

• Controllo di Gestione Tattico: Questo livello si situa a metà strada tra il controllo strategico e quello operativo. Si occupa della definizione e del monitoraggio degli obiettivi a medio termine e delle politiche aziendali. Il controllo di gestione tattico si occupa di tradurre la strategia in piani d’azione concreti e monitorare l’andamento delle performance rispetto a tali piani. Gli strumenti tipicamente utilizzati a questo livello sono il budget, il reporting di gestione, le analisi di varianza e i KPI (Key Performance Indicators).

• Controllo di Gestione Operativo: Questo è il livello più basso del controllo di gestione e si occupa del monitoraggio delle attività quotidiane dell’azienda. Il controllo di gestione operativo si concentra sulla misurazione e l’analisi delle performance operative, sulla identificazione di inefficienze e sulla proposta di azioni correttive. Gli strumenti utilizzati a questo livello includono il cost controlling, il reporting operativo, l’analisi ABC (Activity-Based Costing) e l’analisi delle performance a livello di singoli processi o progetti.

Ricorda, ciascuno di questi livelli non opera in isolamento, ma si intreccia con gli altri per formare un sistema integrato di controllo di gestione. Le decisioni prese a un livello influenzano e sono influenzate da ciò che accade negli altri livelli.

LA RELAZIONE TRA IL CONTROLLO DI GESTIONE ED IL BUSINESS PLAN

Il business plan e il controllo di gestione sono due strumenti strettamente interconnessi e reciprocamente influenzanti nel processo di pianificazione e gestione aziendale.

Il business plan è un documento che delinea la strategia di un’impresa per raggiungere specifici obiettivi di business. Esso dettaglia vari aspetti dell’impresa, tra cui il modello di business, le strategie di marketing, le proiezioni finanziarie, l’analisi del mercato e dei concorrenti e altro ancora.

In altre parole, il business plan è il disegno della tua azienda per il futuro: esso mostra dove vuoi andare e come intendi arrivarci.

Il controllo di gestione, d’altra parte, è il processo attraverso il quale l’azienda controlla e monitora la sua performance, assicurandosi che le attività siano in linea con il piano e identificando eventuali deviazioni da esso.

In sostanza, il controllo di gestione è il sistema di navigazione della tua azienda: ti dice dove ti trovi rispetto alla tua destinazione e ti aiuta a correggere il corso se necessario.

La relazione tra il controllo di gestione e il business plan, quindi, è quella tra il piano e l’azione.

Il business plan fornisce la mappa stradale per l’azione, mentre il controllo di gestione verifica che l’azione sia in linea con il piano. Questi due strumenti lavorano insieme per guidare l’azienda verso il raggiungimento dei suoi obiettivi.

Un business plan senza un efficace sistema di controllo di gestione rischia di rimanere solo un documento teorico, senza alcun impatto concreto sulla gestione aziendale.

Allo stesso modo, un sistema di controllo di gestione senza un chiaro business plan su cui basarsi rischia di perdere di vista la direzione strategica dell’azienda e di concentrarsi solo sulla gestione del quotidiano.

Quindi, ricorda: il tuo business plan è la bussola che indica la direzione da seguire, mentre il controllo di gestione è il timone che ti permette di correggere la rotta quando devi affrontare venti contrari o tempeste impreviste.

Entrambi sono indispensabili per navigare con successo nel mondo degli affari.

L’importanza della contabilità nel controllo di gestione

La contabilità svolge un ruolo chiave nel controllo di gestione.

È lo strumento principale che le aziende utilizzano per raccogliere dati finanziari, monitorare le performance economiche e finanziarie e prendere decisioni informate.

Inoltre, la contabilità fornisce una base solida per l’implementazione di un efficace sistema di controllo di gestione.

Ma come andrebbe tenuta la contabilità e quali caratteristiche deve avere per permettere l’implementazione di un efficiente controllo di gestione? Ecco alcuni aspetti cruciali:

• Precisione e tempestività: Una contabilità accurata e tempestiva è fondamentale. Le informazioni devono essere registrate correttamente e in modo tempestivo per permettere analisi e decisioni efficaci. Errori, omissioni o ritardi nella registrazione delle informazioni possono comportare un’analisi distorta e decisioni errate.

• Rilevanza: La contabilità deve fornire informazioni rilevanti per le decisioni di gestione. Ciò significa che dovrebbe concentrarsi non solo sugli aspetti finanziari, ma anche su quelli non finanziari che possono influire sulle prestazioni dell’azienda, come la qualità del prodotto, la soddisfazione del cliente, l’efficienza dei processi, ecc.

• Periodicità: Per un efficace controllo di gestione, è importante che la contabilità fornisca informazioni su base regolare. Questo permette ai gestori di monitorare le performance dell’azienda nel tempo e di identificare rapidamente eventuali deviazioni dal piano.

• Dettaglio: La contabilità deve essere in grado di fornire un adeguato livello di dettaglio. Ad esempio, dovrebbe essere in grado di fornire informazioni sulle performance di specifici prodotti, segmenti di mercato, dipartimenti o altre unità operative.

• Compatibilità con gli obiettivi di controllo: Infine, la contabilità deve essere organizzata in modo tale da fornire informazioni che siano direttamente pertinenti per gli obiettivi di controllo dell’azienda. Ciò può richiedere l’adozione di particolari metodi di contabilità o la creazione di specifici report o dashboard di controllo.

In conclusione, una contabilità ben organizzata è fondamentale per l’implementazione di un efficace sistema di controllo di gestione.

Ricorda, le decisioni aziendali non dovrebbero mai essere prese “al buio”, ma dovrebbero sempre essere basate su dati precisi, tempestivi e rilevanti. E questo è esattamente ciò che una buona contabilità può fornire.

Il ciclo di DEMING applicato al controllo di gestione

Il ciclo di Deming, noto anche come ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), è un metodo di gestione della qualità che trova applicazione in molteplici contesti, compreso il controllo di gestione.

Si basa su un processo continuo di miglioramento e ottimizzazione. Vediamo come può essere applicato al controllo di gestione:

• Plan (Pianificazione): In questa fase si definiscono gli obiettivi di gestione, si pianificano le attività da svolgere e si stabiliscono le risorse necessarie. Nel contesto del controllo di gestione, questo si traduce nell’elaborazione del business plan, nel definire il budget e nello stabilire i KPI (Key Performance Indicators) per monitorare le performance dell’azienda.

• Do (Esecuzione): Durante questa fase, le attività pianificate vengono messe in atto. In termini di controllo di gestione, questo significa implementare le strategie e le azioni previste nel business plan e monitorare attentamente i risultati, utilizzando i KPI definiti in precedenza.

• Check (Verifica): Questa fase riguarda la valutazione dei risultati ottenuti rispetto agli obiettivi prefissati. Si confrontano i risultati effettivi con quelli previsti e si analizzano le deviazioni. Nel controllo di gestione, questo si traduce nel confronto tra i dati contabili effettivi e quelli previsti nel budget, per individuare le aree di miglioramento.

• Act (Azione): Nell’ultima fase, si prendono le misure necessarie per correggere le deviazioni riscontrate e per migliorare continuamente le prestazioni dell’azienda. Questo può comportare l’aggiustamento delle strategie, l’adozione di nuove procedure o l’introduzione di miglioramenti nei processi di business.

Il ciclo di Deming rappresenta quindi un modello operativo per il controllo di gestione, incentrato sulla pianificazione, l’esecuzione, la verifica e l’azione continua.

Questo processo ciclico assicura un continuo miglioramento delle prestazioni aziendali e un costante allineamento tra gli obiettivi aziendali e le azioni operative.

Come ha detto lo stesso Deming: “Non si può gestire ciò che non si può misurare.” E con il ciclo PDCA, siamo in grado di misurare, gestire e migliorare continuamente.

GUIDA OPERATIVA PER IMPLEMENTARE IL CONTROLLO DI GESTIONE IN UNA PICCOLA IMPRESA

Implementare un efficace sistema di controllo di gestione in una piccola impresa può sembrare un’impresa ardua, ma con i passaggi giusti, può diventare un processo molto gestibile. Ecco una guida operativa in cinque passaggi:

1. Definisci gli Obiettivi Strategici: Il primo passo consiste nel definire gli obiettivi strategici dell’azienda. Questi obiettivi devono essere S.M.A.R.T. (Specifici, Misurabili, Attuabili, Rilevanti, Temporizzati) e possono riguardare vari aspetti dell’azienda, come il fatturato, la quota di mercato, la soddisfazione del cliente e così via.

• Stabilisci i Key Performance Indicators (KPI): Una volta definiti gli obiettivi, dovrai stabilire i KPI per monitorare il progresso verso il raggiungimento di questi obiettivi. I KPI dovrebbero essere direttamente legati agli obiettivi e fornire una misura quantificabile del successo.

• Elabora un Business Plan e un Budget: Il business plan dovrebbe delineare la strategia dell’azienda per raggiungere i suoi obiettivi, mentre il budget dovrebbe dettagliare le risorse finanziarie necessarie per implementare questa strategia. Il business plan e il budget dovrebbero essere allineati con gli obiettivi e i KPI.

• Implementa il Controllo di Gestione: Una volta definiti gli obiettivi, i KPI, il business plan e il budget, è il momento di implementare il controllo di gestione. Questo implica l’esecuzione del business plan, il monitoraggio dei KPI e il confronto dei risultati effettivi con il budget.

• Valuta e Aggiusta: L’ultimo passo è la valutazione dei risultati e l’aggiustamento della strategia se necessario. Questo passaggio dovrebbe essere un processo continuo di miglioramento e ottimizzazione, seguendo il ciclo di Deming (PDCA).

Ricorda, il controllo di gestione non è un evento singolo, ma un processo continuo che richiede un monitoraggio e una revisione costanti.

Articolo terminato di scrivere il 16 luglio 2023