Come fare un business plan con excel

Come fare un business plan con excel

Prima di entrare nel cuore dell’argomento voglio chiarire che non è sufficiente conoscere excel per fare un business plan e non è sufficiente saper fare un business plan per fare un buon lavoro con excel.
Sicuramente è fondamentale la conoscenza di entrambe le cose ma, anche così, le difficoltà e i tempi sarebbero eccessivi e antieconomici.
Il nostro parere (e facciamo business plan utilizzando anche excel da oltre vent’anni) è che oltre a buone conoscenze tecniche in materia di contabilità e di utilizzo di excel, è necessario uno strumento già strutturato fatto da chi queste cose le fa come sua professione principale.

La timeline per fare un business plan con excel

Business plan timeline excel

La tabella di marcia per ottenere un risultato professionale che ci permetta di pianificare con precisione ogni dettaglio del nostro progetto consiste nei seguenti punti:

• Raccolta di ogni informazione utile riguardo al nostro progetto;
• Richiesta di preventivi per ogni voce di spesa prevista;
• Richiesta preventivi al consulente del lavoro per il costo del personale;
• Ricerche di mercato e piano marketing per la definizione dei prezzi di vendita;
• Analisi del nostro potenziale produttivo e dei volumi di vendita previsti;
• Analisi dei costi di acquisto delle merci commercializzate e dei costi variabili di produzione dei beni e servizi oggetto del nostro business.
• Studio dei costi fissi necessari a far funzionare la nostra attività quali i canoni di locazione del negozio, laboratorio o capannone.

La timeline o calendario prevede a questo punto di creare delle tabelle di excel per calcolare i totali mensili e annui di ogni voce precedentemente elencata. Ogni dato andrà poi incrociato e riportato nel bilancio di esercizio considerando, insieme all’aspetto economico anche quello finanziario.
Vi diciamo subito che non è un lavoro semplice e risparmiereste un’infinità di tempo utilizzando un sistema, comunque funzionante su excel, già preconfezionato.
Utilizzando uno strumento come il software business plan 2019, avete la possibilità di inserire tutti i dati visti sopra e di creare automaticamente il bilancio economico ed il rendiconto finanziario a 5 anni. Inoltre potrete integrarlo con i vostri fogli di calcolo utilizzati per raccogliere dati e informazioni e, allo stesso tempo, esportare i dati ottenuti dal programma nelle tabelle di excel o nei documenti di word sui quali state lavorando.

Business plan excel spreadsheet

Business plan excel spreadsheet

Parlare di un budget o business plan in excel come un semplice spreadsheet o un foglio di calcolo è un po’ riduttivo.
Creare un budget economico e finanziario a 5 anni richiede infatti la creazione di molte tabelle e grafici organizzati in più fogli di calcolo e, normalmente, in più file di excel.
Si può parlare di un vero e proprio software o programma anche se creato utilizzando microsoft excel in connessione, il più delle volte, anche con microsoft word.
L’organizzazione del programma in sezioni e quindi in più fogli di excel consente di dividere il lavoro in una serie di passaggi ordinati cronologicamente e che saranno poi importati da tabelle riassuntive come quelle del bilancio di esercizio, del rendiconto finanziario e dell’analisi mensile dei flussi di cassa.

Template di business plan creati con excel

Business plan template excel

Microsoft excel ci permette di creare dei modelli di business plan molto più utili ed efficaci rispetto a quello che potrebbe essere un semplice modello di business plan in pdf o in word.
Lavorando con questo strumento abbiamo infatti la possibilità di utilizzare template già precostituiti e lavorarci sopra modificandone i dati e aggiornando in automatico i risultati parziali e finali.  È poi possibile collegare ad excel un documento in word che si aggiorni automaticamente al variare dei dati nelle singole tabelle. In questo modo è possibile creare un modello specifico di documento di business plan che si adatti ed aggiorni automaticamente ai numeri del nostro proprio progetto e che poi potrà essere integrato con ulteriori informazioni e con le nostre conclusioni.
Ma vediamo alcuni esempi reali:

Fare il business plan di una startup con excel e word

Business plan startup excel

Come anticipato il nostro consiglio è sempre quello di utilizzare strumenti testati e ben fatti che vi permettano di risparmiare tempo e di fare un business plan professionale senza commettere errori.
In questo caso abbiamo utilizzato il software business plan startup, disponibile ad un prezzo assolutamente abbordabile se paragonato a quello che promette di fare e che, come abbiamo verificato, fa!
Il software in questione è un programma specifico realizzato per la creazione in tempi rapidi (parliamo di ore) di un budget economico e finanziario a 5 anni e del documento di business plan per una startup tecnologica.
Non vanno infatti confuse le sturtup con le imprese in fase di startup che sono semplicemente imprese alla fase iniziale.
Questo software è creato su misura per la gestione della start-up innovativa contemplando la fase di studio, lo sviluppo del progetto, la ricerca di investitori esterni e un’operazione di crowfunding, la creazione del prototipo e poi l’inizio della fase di produzione e vendita e finalmente il ritorno degli utili sul capitale investito.
Vediamo di seguito un’altro caso reale che abbiamo voluto testare.

L’utilizzo di excel per il business plan di un’impresa edile

Business plan impresa edile excel

Un’impresa edile può essere di nuova costituzione oppure già funzionante. Da una parte la nuova impresa è più facile da gestire perchè dobbiamo solo calcolare i nuovi investimenti, la capacità produttiva, la previsione dei lavori da realizzare ed i relativi prezzi e costi variabili e di personale.
Gestire il business plan di un’impresa edile in funzione, invece, può risultare molto più complesso anche se poi i dati ed i risultati ottenuti saranno maggiormente fondati e probabilmente precisi.
Abbiamo dunque creato il business plan di una impresa edile in funzione con il software business plan impresa edile di Bsness.com, specifico per il mercato edilizio, con anche la gestione delle plusvalenze di vendita e della gestione degli immobili merce.
Dal momento che avevamo già molti dati e tabelle dell’impresa disponibili in excel e che abbiamo potuto esportare, sempre in formato excel, la gran parte dei dati contabili dal gestionale, ci è risultato molto comodo che il software fosse strutturato con excel e word.
Questo ci ha consentito di risparmiare un sacco di tempo e di trasferire automaticamente la maggior parte dei dati richiesti evitando cos¡ i soliti errori di trasferimento.
In questo modo abbiamo inserito velocemente tutti i dati relativi all’ultimo bilancio chiuso, ai vecchi investimenti con i relativi ammortamenti in corso, il dettaglio delle esistenze iniziali di merci e poi abbiamo lavorato sul modello precaricato modificando i dati del prezzo orario della mano d’opera, dell’installazione al mq dei ponteggi, abbiamo rettificato i volumi di vendita ed il numero e costo degi operai.
In realtà in meno di un’ora abbiamo creato il budget previsionale a 5 anni lavorando sul modello già esistente e possiamo affermare che l’idea è da premiare in quanto si procede con maggior sicurezza e quindi in meno tempo e senza errori.
Siamo poi passati al documento di business plan specifico per l’impresa edile già aggiornato con i nuovi dati trasferiti in automatico da excel a word. Anche questa volta il documento era già completo, inclusa tutta la parte descrittiva del mercato, dell’organizzazione e del piano marketing.
Anche se eravamo piuttosto scettici, rileggendolo tutto per modificarlo e completarlo, ci siamo accorti che la maggior parte delle descrizioni erano già adatte alla nostra impresa o richiedevano solo piccole modifiche e che, comunque, eraano già fatte meglio di quanto non avremmo potuto fare noi.

Il download dei software business plan creati con excel

Business plan excel download

Come abbiamo accennato precedentemente, i software che abbiamo utilizzato sono risultati molto economici per il lavoro che fanno e i risultati che permettono di ottenere.
In pratica equivalgono all’onorario di un’ora di un professionista ed il tempo necessario a terminare l’intero business plan è certamente inferiore a quello che avremmo impiegato per fornire tutti i dati al commercialista, spiegargli nei dettagli il nostro progetto, rivedere il lavoro fatto ecc ecc.
Anche l’acquisto risulta molto semplice e può essere effettuato con paypal, carta di credito o, per i più tradizionalisti, con bonifico bancario.
Una volta effettuato il pagamento con paypal o carta di credito, si accede immediatamente alla sezione del download del business plan in excel. In pratica si tratta di una serie di file di excel, word e pdf (il manuale d’uso) da scaricare e copiare in una cartella del proprio pc.
Il download è veloce e non presenta problemi e in due minuti si può già aprire il file principale di excel ed iniziare a lavorare.

Conclusioni sull’opportunità di utilizzare excel per il business plan della propria impresa

Excel business plan

Molti programmi per il business plan attualmente in vendita hanno il limite di non essere implementabili e integrabili con software di uso a noi famigliare.
Si tratta di programmi rigidi che non permettono di implementare il vostro progetto se non entro i limiti imposti dal programmatore.
La raccomandazione che vi diamo è di sviluppare la vostra business idea utilizzando strumenti familiari, di semplice utilizzo e integrabili con altri software e che vi lascino trasferire facilmente i dati già in vostro possesso con estrema facilità.
Il business plan per la startup e per l’impresa edile che abbiamo realizzato con i software in excel che via abbiamo indicato in precedenza, ci hanno consentito di fare tutto ciò in maniera agile e sicura.
Abbiamo potuto fare in pochissime ore dei business plan professionali che potremo utilizzare per dirigere correttamente la nostra impresa oppure per richiedere un finanziamento bancario o partecipare a bandi per la richiesta di agevolazioni a fondo perduto.

Dott. Stefano Ventura
Dottore commercialista e consulente aziendale. Esperto in budgeting e controllo di gestione.
Fondatore del progetto Bsness.com in Italia e Spagna