Prima di entrare nel cuore dell’argomento voglio chiarire che non è sufficiente conoscere excel per fare un business plan e non è sufficiente saper fare un business plan per fare un buon lavoro con excel.
Sicuramente è fondamentale la conoscenza di entrambe le cose ma, anche così, le difficoltà e i tempi sarebbero eccessivi e antieconomici.
Il nostro parere (e facciamo business plan utilizzando anche excel da oltre vent’anni) è che oltre a buone conoscenze tecniche in materia di contabilità e di utilizzo di excel, è necessario uno strumento già strutturato fatto da chi queste cose le fa come sua professione principale.

La tabella di marcia per ottenere un risultato professionale che ci permetta di pianificare con precisione ogni dettaglio del nostro progetto consiste nei seguenti punti:

• Raccolta di ogni informazione utile riguardo al nostro progetto;
• Richiesta di preventivi per ogni voce di spesa prevista;
• Richiesta preventivi al consulente del lavoro per il costo del personale;
• Ricerche di mercato e piano marketing per la definizione dei prezzi di vendita;
• Analisi del nostro potenziale produttivo e dei volumi di vendita previsti;
• Analisi dei costi di acquisto delle merci commercializzate e dei costi variabili di produzione dei beni e servizi oggetto del nostro business.
• Studio dei costi fissi necessari a far funzionare la nostra attività quali i canoni di locazione del negozio, laboratorio o capannone.

La timeline o calendario prevede a questo punto di creare delle tabelle di excel per calcolare i totali mensili e annui di ogni voce precedentemente elencata. Ogni dato andrà poi incrociato e riportato nel bilancio di esercizio considerando, insieme all’aspetto economico anche quello finanziario.
Vi diciamo subito che non è un lavoro semplice e risparmiereste un’infinità di tempo utilizzando un sistema, comunque funzionante su excel, già preconfezionato.
Utilizzando uno strumento come il software business plan 2019, avete la possibilità di inserire tutti i dati visti sopra e di creare automaticamente il bilancio economico ed il rendiconto finanziario a 5 anni. Inoltre potrete integrarlo con i vostri fogli di calcolo utilizzati per raccogliere dati e informazioni e, allo stesso tempo, esportare i dati ottenuti dal programma nelle tabelle di excel o nei documenti di word sui quali state lavorando.

Parlare di un budget o business plan in excel come un semplice spreadsheet o un foglio di calcolo è un po’ riduttivo.
Creare un budget economico e finanziario a 5 anni richiede infatti la creazione di molte tabelle e grafici organizzati in più fogli di calcolo e, normalmente, in più file di excel.
Si può parlare di un vero e proprio software o programma anche se creato utilizzando microsoft excel in connessione, il più delle volte, anche con microsoft word.
L’organizzazione del programma in sezioni e quindi in più fogli di excel consente di dividere il lavoro in una serie di passaggi ordinati cronologicamente e che saranno poi importati da tabelle riassuntive come quelle del bilancio di esercizio, del rendiconto finanziario e dell’analisi mensile dei flussi di cassa.

Microsoft excel ci permette di creare dei modelli di business plan molto più utili ed efficaci rispetto a quello che potrebbe essere un semplice modello di business plan in pdf o in word.
Lavorando con questo strumento abbiamo infatti la possibilità di utilizzare template già precostituiti e lavorarci sopra modificandone i dati e aggiornando in automatico i risultati parziali e finali.  È poi possibile collegare ad excel un documento in word che si aggiorni automaticamente al variare dei dati nelle singole tabelle. In questo modo è possibile creare un modello specifico di documento di business plan che si adatti ed aggiorni automaticamente ai numeri del nostro proprio progetto e che poi potrà essere integrato con ulteriori informazioni e con le nostre conclusioni.
Ma vediamo alcuni esempi reali:

Come anticipato il nostro consiglio è sempre quello di utilizzare strumenti testati e ben fatti che vi permettano di risparmiare tempo e di fare un business plan professionale senza commettere errori.
In questo caso abbiamo utilizzato il software business plan startup, disponibile ad un prezzo assolutamente abbordabile se paragonato a quello che promette di fare e che, come abbiamo verificato, fa!
Il software in questione è un programma specifico realizzato per la creazione in tempi rapidi (parliamo di ore) di un budget economico e finanziario a 5 anni e del documento di business plan per una startup tecnologica.
Non vanno infatti confuse le sturtup con le imprese in fase di startup che sono semplicemente imprese alla fase iniziale.
Questo software è creato su misura per la gestione della start-up innovativa contemplando la fase di studio, lo sviluppo del progetto, la ricerca di investitori esterni e un’operazione di crowfunding, la creazione del prototipo e poi l’inizio della fase di produzione e vendita e finalmente il ritorno degli utili sul capitale investito.
Vediamo di seguito un’altro caso reale che abbiamo voluto testare.

Un’impresa edile può essere di nuova costituzione oppure già funzionante. Da una parte la nuova impresa è più facile da gestire perchè dobbiamo solo calcolare i nuovi investimenti, la capacità produttiva, la previsione dei lavori da realizzare ed i relativi prezzi e costi variabili e di personale.
Gestire il business plan di un’impresa edile in funzione, invece, può risultare molto più complesso anche se poi i dati ed i risultati ottenuti saranno maggiormente fondati e probabilmente precisi.
Abbiamo dunque creato il business plan di una impresa edile in funzione con il software business plan impresa edile di Bsness.com, specifico per il mercato edilizio, con anche la gestione delle plusvalenze di vendita e della gestione degli immobili merce.
Dal momento che avevamo già molti dati e tabelle dell’impresa disponibili in excel e che abbiamo potuto esportare, sempre in formato excel, la gran parte dei dati contabili dal gestionale, ci è risultato molto comodo che il software fosse strutturato con excel e word.
Questo ci ha consentito di risparmiare un sacco di tempo e di trasferire automaticamente la maggior parte dei dati richiesti evitando cos¡ i soliti errori di trasferimento.
In questo modo abbiamo inserito velocemente tutti i dati relativi all’ultimo bilancio chiuso, ai vecchi investimenti con i relativi ammortamenti in corso, il dettaglio delle esistenze iniziali di merci e poi abbiamo lavorato sul modello precaricato modificando i dati del prezzo orario della mano d’opera, dell’installazione al mq dei ponteggi, abbiamo rettificato i volumi di vendita ed il numero e costo degi operai.
In realtà in meno di un’ora abbiamo creato il budget previsionale a 5 anni lavorando sul modello già esistente e possiamo affermare che l’idea è da premiare in quanto si procede con maggior sicurezza e quindi in meno tempo e senza errori.
Siamo poi passati al documento di business plan specifico per l’impresa edile già aggiornato con i nuovi dati trasferiti in automatico da excel a word. Anche questa volta il documento era già completo, inclusa tutta la parte descrittiva del mercato, dell’organizzazione e del piano marketing.
Anche se eravamo piuttosto scettici, rileggendolo tutto per modificarlo e completarlo, ci siamo accorti che la maggior parte delle descrizioni erano già adatte alla nostra impresa o richiedevano solo piccole modifiche e che, comunque, eraano già fatte meglio di quanto non avremmo potuto fare noi.

Come abbiamo accennato precedentemente, i software che abbiamo utilizzato sono risultati molto economici per il lavoro che fanno e i risultati che permettono di ottenere.
In pratica equivalgono all’onorario di un’ora di un professionista ed il tempo necessario a terminare l’intero business plan è certamente inferiore a quello che avremmo impiegato per fornire tutti i dati al commercialista, spiegargli nei dettagli il nostro progetto, rivedere il lavoro fatto ecc ecc.
Anche l’acquisto risulta molto semplice e può essere effettuato con paypal, carta di credito o, per i più tradizionalisti, con bonifico bancario.
Una volta effettuato il pagamento con paypal o carta di credito, si accede immediatamente alla sezione del download del business plan in excel. In pratica si tratta di una serie di file di excel, word e pdf (il manuale d’uso) da scaricare e copiare in una cartella del proprio pc.
Il download è veloce e non presenta problemi e in due minuti si può già aprire il file principale di excel ed iniziare a lavorare.

Molti programmi per il business plan attualmente in vendita hanno il limite di non essere implementabili e integrabili con software di uso a noi famigliare.
Si tratta di programmi rigidi che non permettono di implementare il vostro progetto se non entro i limiti imposti dal programmatore.
La raccomandazione che vi diamo è di sviluppare la vostra business idea utilizzando strumenti familiari, di semplice utilizzo e integrabili con altri software e che vi lascino trasferire facilmente i dati già in vostro possesso con estrema facilità.
Il business plan per la startup e per l’impresa edile che abbiamo realizzato con i software in excel che via abbiamo indicato in precedenza, ci hanno consentito di fare tutto ciò in maniera agile e sicura.
Abbiamo potuto fare in pochissime ore dei business plan professionali che potremo utilizzare per dirigere correttamente la nostra impresa oppure per richiedere un finanziamento bancario o partecipare a bandi per la richiesta di agevolazioni a fondo perduto.

E’ una guida, composta di tanti passaggi e obiettivi, fondamentale per la tua piccola azienda agricola.
Durante la stesura del piano aziendale per l’az agricola, svilupperai una visione generale della tua impresa e degli obiettivi da raggiungere.
In questo lavoro verranno definiti gli obiettivi a breve e lungo termine e verranno definiti tutti i passaggi necessari per il raggiungimento di tali obiettivi.
Potrai e dovrai definire la direzione che dovrà prendere la tua azienda agricola (almeno) nei prossimi cinque anni.
Se l’impresa agricola è già esistente, il business plan sarà relativo alla direzione che prenderà in futuro e che potrà essere una conferma di quanto fatto fin’ora oppure potrà indicare nuovi obiettivi e l’abbandono di vecchie coltivazioni non più redditizie per le nuove condizioni di mercato.
Ricorda che un business plan di successo deve sempre essere realistico, semplice, specifico e completo.

La definizione della missione e quindi del motivo per il quale esiste la tua azienda agraria, è l’elemento fondamentale del business planche stai realizzando. Dovrai chiederti e chiarire, prima di tutto a te stesso, questi tre punti:
Perché esiste la tua azienda agricola?
Quali finalità si pone la tua impresa agricola?
Dov'è diretta la tua fattoria?
La mission deve andare oltre al semplice “guadagnare denaro” ma deve basarsi anche sui tuoi valori etici e passioni e sulla dimensione di piccola azienda agraria.

Gli obiettivi da definire nel tuo business plan dovranno essere specifici e misurabili.
Gli obiettivi a breve termine sono definiti come quelli che realizzerai con la tua piccola impresa agricola entro un anno mentre quelli a lungo termine sono quelli che realizzerai presumibilmente dal secondo al quinto anno di vita della tua azienda agricola.
Un obiettivo ben posto deve essere: specifico, misurabile, raggiungibile, remunerativo e temporalmente definito.

In questa sezione del business plan della tua ditta individuale agricola, fai un elenco della situazione di partenza e cioè di quello che hai già a disposizione in questo momento:
Dove si trova il podere agricolo?
Quanti ettari di terra hai a disposizione per le coltivazioni programmate?
Hai già predisposto alcune coltivazioni? E se si, quali e quando?
Qual’è l’attuale livello di operatività della tua piccola azienda agricola?
Quali prassi sono applicate in aree quali la conservazione degli alimenti, la lavorazione dei prodotti, l'impatto sull’ambiente circostante e la vendita ed il posizionamento dei tuoi prodotti finiti?

In questa sezione dovrai iniziare a formulare la strategia per realizzare gli obiettivi per la tua azienda agraria almeno per i prossimi cinque anni.

• Raccolta informazioni e ricerche di mercato. Assicurati che il business plan sia compatibile con il mercato dei prodotti agricoli in termini di prezzi, qualità, gusti, tendenze, domanda e offerta di mercato. Esamina le tendenze del settore, identifica e analizza i concorrenti e definisci quali saranno i tuoi clienti.
• Definisci ed analizza i tuoi punti di forza e di debolezza interni all’impresa agricola. Poi individua le opportunità e le minacce esterne all’impresa e che possono essere costituite dalla concorrenza, da vecchi e nuovi mercati, da politiche statali e regolamenti governativi, da mutate condizioni economiche e così via. Si tratta della ben conosciuta analisi SWAT.
• Elabora strategie alternative che ti possano aiutare ad affrontare nuovi scenari. Sfruttando le informazioni raccolte e le analisi realizzate, puoi approntare diverse opzioni e strategie per realizzare gli obiettivi della tua impresa che sia un’azienda vitivinicola, un’azienda ortofrutticola o una piccola azienda agricola di vendita diretta. Non pensare solo alle strategie di prezzo anche perchè le economie di scala sono difficilmente raggiungibili per una piccola impresa agraria.
• Non andare diretto alle conclusioni ma cerca di investire parte del tuo tempo per analizzare le strategie elaborate ed evidenziare i relativi vantaggi e svantaggi e cerca di individuare le migliori opzioni che combinino i tuoi punti di forza interni con le opportunità esterne.
• Rileggi la missione stabilita per la tua impresa alla luce di tutte le strategie elaborate e cerca quelle che si adattano meglio alla tua mission.
• Scrivi un piano di attuazione o piano esecutivo. Questo è ciò che ti permetterà di realizzare e far diventare realtà le tue strategie e di raggiungere i tuoi obiettivi.
  
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A questo punto dovrai sviluppare una strategia di marketing per i prodotti realizzati dalla tua società agricola cercando di basarti il più possibile sulle analisi effettuate e sulle informazioni raccolte in precedenza. Per ogni prodotto dovrai stabilire un prezzo di vendita, stabilirne il posizionamento nel mercato e come promuoverlo. Dovrai anche studiare come trasmettere il valore reale e percepito dei tuoi prodotti alla tua potenziale clientela.

Questa sezione del business plan deve descrive in dettaglio come sarà strutturata e organizzata la tua impresa a partire da come sarà costituita: azienda agricola familiare, società cooperativa agricola o ancora come una società agricola semplice.
Andranno individuate tutte le persone coinvolte nella gestione con indicazione dei loro ruoli ed esperienze apportate.
Non dimenticare le risorse esterne che, anche se non faranno parte della compagine societaria, andranno indicate e descritte per il loro valore apportato nel progetto.

Per realizzare questa parte del business plan dovrete farvi aiutare da un professionista o da persone esperte che lavorino nel settore del budgeting e controllo di gestione. In alternativa potete utilizzare un software che trasformi le vostre idee in numeri e, per la precisione, in bilanci, grafici, flussi e rendiconti finanziari. Dovrete infatti indicare con precisione il fabbisogno finanziario della vostra impresa agricola e cioè quanti soldi vi servono per realizzare e gestire il vostro progetto e dove intendete prenderli. Quanta parte sarà apportata da voi o da terzi investitori come capitale sociale e quanta, invece, presa a prestito dalle banche o da altri finanziatori privati.
Per poter calcolare con precisione il fabbisogno finanziario dovrete chiarire quali saranno gli investimenti iniziali necessari ma anche i costi di gestione fissi e variabili e le entrate derivanti dalla vendita dei vostri prodotti mese per mese.
Anche la crescita della vostra impresa, così come indicata nelle strategie riportate nel tuo business plan, dovranno essere adeguatamente finanziate e, non sempre, sarà possibile farlo attraverso le entrate connesse ai ricavi dell’impresa agricola.
In questo punto dovai anche calcolare gli utili previsti per ogni esercizio e la redditività del capitale investito in modo da permettere ad eventuali investitori di valutare o meno la loro entrata nella compagine societaria.

Scrivere un business plan, anche per una piccola impresa agricola, è un grande progetto.
Non prenderti paura, vedrai che se affronterai il lavoro passo a passo e ti concentrerai su ogni punto, senza pensare ai successivi, ti ritroverai, senza accorgertene, con un business plan completo e professionale tra le mani.
Cerca di fare le cose in modo semplice, senza complicarti la vita. Questo aiuterà te a realizzare il piano aziendale della tua piccola azienda agraria ed il lettore a capire nel modo migliore quale sia il tuo progetto e come intenda realizzarlo.
Inizia sempre con la scelta della “mission” della piccola società agricola e poi con la definizione degli obiettivi.
Investi parte del tuo tempo e delle risorse per analizzare i mercati e le relative tendenze, la distribuzione, la logistica e le imprese concorrenti per capire come muoverti e anche come differenziarti ed individuare eventuali spazi vuoti che aspettano solo te per essere occupati.ç Fai brainstorming sia insieme ai soci che ad amici e parenti e ti sorprenderai per le idee e soluzioni che potranno emergere riguardo ai prodotti e alle strategie alternative.
Lascia che idee e soluzioni maturino e si confrontino con il tuo piano mano a mano che cresce e prende forma. Fai un passo alla volta, avanza, torna indietro, rivedi il lavoro fatto, procedi e revisiona continuamente il tuo lavoro fino a che non ti sembrerà perfetto!