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Manuale di ©Bsness
Fatturazione Consulenti 2010
Cenni sul programma:
La collana di programmi "FATTURA" di
Bsness.com è stata creata per permettere
a tutte le piccole e medie imprese di gestire con
semplicità le operazioni di fatturazione
consentendo al tempo stesso di avere a disposizione
un ARCHIVIO FATTURE sempre aggiornato e consultabile,
lo SCADENZIARIO aggiornato in tempo reale degli
incassi in scadenza, le STATISTICHE aggiornate del
fatturato con tabelle e grafici per mese e per cliente,
il REGISTRO IVA delle fatture emesse. Tutto ciò
senza viene creato automaticamente in dal programma
al momento dell'emissione delle fatture.
NOVITA' VERSIONE 2010
- è ora possibile gestire la fatturazione
"in continuo" di anno in anno senza dover
creare un nuovo file o compiere azioni di riporto
o azzeramento. Sarà sufficiente dare il numero
1 alla prima fattura dell'anno per ripartire con
la numerazione.
- è ora possibile impostare nella tabella
prestazioni l'onorario relativo ad ogni prestazione
così che venga riproposto automaticamente
in fase di inserimento prestazioni.
- È possibile stampare i registri IVA trimestrali
e annuali dal 2009 al 2013.
Particolarità di Bsness FATTURAZIONE CONSULENTI
2010:
Fatturazione Consulenti 2010è stato progettato
per consentire l'inserimento di tutte le prestazioni
effettuate alla clientela, avvalendosi di una serie
di archivi per velocizzarne l'immissione, e per
emettere in un secondo tempo la nota pro forma relativa
(scegliendo tra le prestazioni desiderate). Al momento
del pagamento, partendo dalla nota pro forma emessa,
sarà poi possibile emettere la fattura con
un semplice clik.
Al momento dell'emissione della nota pro forma è
possibile anche indicare la modalità e i
termini di pagamento che saranno poi indicati in
pro forma e fattura (con dettaglio delle singole
scadenze e rate).
Emettendo la nota pro forma il programma provvede
ad aggiornare l'archivio NOTE PRO FORMA e lo SCADENZIARIO.
Emettendo la fattura viene invece aggiornato l'ARCHIVIO
FATTURE, il REGISTRO IVA e le STATISTICHE con la
creazione di tabelle e grafici per rappresentare
l'andamento del fatturato per mese, anno e cliente.
Operazioni preliminari
- Prima di iniziare a lavorare fare una copia del
programma in modo da averne una versione intatta
da utilizzare per gli anni successivi ed in caso
di problemi.
- Aprire Microsoft Excel e selezionare dal menu
"Strumenti" poi "Componenti aggiuntivi"
poi spuntare tutti i componenti aggiuntivi e premere
"OK" in modo che tutte le funzioni di
calcolo utilizzate dal programma siano installate.
In caso contrario potrebbero verificarsi malfunzionamenti.
- Attivare l'utilizzo delle macro dal menù
"Strumenti" - "Macro" - "Protezione"
e impostare il livello di protezione su "Media"
o "Bassa". Se impostato su media premere
il pulsante "Attiva macro" quando richiesto
all'apertura del programma.
- Inserire i dati della propria azienda nel foglio
"Stampa PF". Dovranno essere inseriti:
ragione sociale, indirizzo, C.F. e P. IVA al posto
dei relativi titoli (Ad esempio inserire la ragione
sociale nella cella contenente la scritta "Ragione
Sociale").
I dati inseriti saranno riportati automaticamente
anche nel foglio "STAMPA FAT" per la stampa
delle fatture.
Qualora si desideri cambiare carattere o inserire
il proprio logo, è necessario effettuare
l'operazione in entrambi i fogli "STAMPA PF"
e "STAMPA FAT".
Fare attenzione a non eliminare righe e a non cambiare
la dimensione delle stesse in quanto, in tal modo,
il programma verrebbe modificato e si causerebbero
malfunzionamenti dello stesso. Non ci si assume
alcuna responsabilità in caso di sblocco
e modifica del foglio "Stampa FAT".
PROCEDURA PER L'UTILIZZO DEL PROGRAMMA
1) AGGIORNAMENTO TABELLA CLIENTI
Prima di inserire la prima prestazione di ogni
cliente è necessario caricare l'anagrafica
del cliente nella tabella clienti.
Per inserire un nuovo cliente scrivere tutti i
dati nelle celle di colore verde in corrispondenza
della riga e, infine, premere il pulsante giallo
"CONFERMA E ORDINA".
E' fondamentale adottare questa procedura per l'inserimento
dei nuovi clienti in quanto, inserendo i dati in
maniera differente, si comprometterebbe il funzionamento
della stampa dei registri IVA.
2) AGGIORNAMENTO TABELLA PRESTAZIONI E ALTRE TABELLE
E' possibile utilizzare una tabella prestazioni
che permetta di classificare le singole prestazioni
in categorie predefinite con il relativo onorario
che sarà, comunque, sempre modificabile in
fase di immissione delle prestazioni. A tal fine
bisognerà compilare la tabella prestazioni
con le categorie desiderate.
In fase di caricamento sarà poi possibile
inserire solamente il codice della prestazione per
richiamare la prestazione stessa ed il relativo
importo. In fattura, ogni riga prestazione, apparirà
con la relativa categoria e descrizione aggiuntiva.
E' possibile inserire fino a 500 categorie di prestazioni
differenti.
Nello stesso foglio vanno controllate le seguenti
tabelle:
TABELLA ALIQUOTE: è preinserita l'aliquota
INPS della rivalsa al 4% ma è comunque possibile
modificarla.
Se si desidera emettere la fattura senza rivalsa
INPS 4% deselezionare il campo "Rivalsa INPS
4%? A fianco della fattura.
Verificare anche l'aliquota della ritenuta d'acconto
che, ad oggi, è pari al 20%. Qualora dovesse
variare o, per qualche motivo, non dovesse essere
applicata può essere variata.
Nel caso in cui un cliente con P. IVA (ad esempio
perché straniero) non dovesse operare la
ritenuta d'acconto è possibile variare momentaneamente
(prima di creare pro forma e fattura) l'aliquota
portandola a zero.
TABELLA MODALITA' DI PAGAMENTO: in tale tabella
sono già state inserite le principali modalità
di pagamento, è comunque possibile integrarla
o modificarla.
TABELLA ALIQUOTE IVA: tale tabella va modificata
solo ed esclusivamente nel caso in cui dovessero
variare le aliquote IVA (In tal caso modificare
aliquota e dicitura) oppure per specificare l'articolo
di esenzione o di non imponibilità. I codici
4, 5 e 6 devono comunque rimanere relativi ad un
articolo di esenzione, non imponibilità e
F.C. IVA.
3) INSERIMENTO PRESTAZIONI
Questa fase può essere gestita da tutti
i componenti dello studio in modo da caricare ogni
prestazione effettuata per il cliente di volta in
volta, oppure, se le attività svolte per
la clientela sono memorizzate tramite altre metodologie,
può essere gestita solamente da chi si occupa
della fatturazione, ricavando i dati da altri supporti.
I dati da inserire, in sequenza, sono:
a) ID Cliente: è il codice cliente recuperabile
dalla tabella clienti. Se i clienti sono molti si
consiglia di stampare la tabella. Si può
comunque verificare se il codice cliente è
esatto in quanto appare subito, sulla destra, la
ragione sociale del cliente.
b) DATA: è la data in cui è stata
effettuata la prestazione. Nulla ha a che vedere
con la data della nota pro forma o della fattura.
c) ID prestazione: è il codice della prestazione
che richiama la categoria alla quale la prestazione
appartiene. Tale dato è facoltativo e può
non essere immesso se si è scelto di non
gestire le categorie prestazione. Una volta inserito
il codice appare la relativa descrizione sulla destra.
d) DESCRIZIONE: è la descrizione aggiuntiva
della prestazione che può anche contenere
il riferimento alla tariffa professionale. La tariffa
professionale può già essere inserita
anche nelle categorie prestazione.
e) ONORARI: la parte numerica della fattura è
composta di tre elementi: onorari, spese ed anticipazioni.
Questa è la prima colonna e qui vanno inseriti
gli onorari spettanti per la prestazione effettuata.
Verranno proposti gli onorari preinseriti nella
tabella prestazioni ma è comunque possibile
modificarli.
f) SPESE: nella colonna spese vanno inserite le
spese (da assoggettare ad IVA) sostenute per l'esecuzione
della prestazione.
g) ANTICIPAZIONI: in questa colonna vanno inserite
le anticipazioni sostenute in nome e per conto del
cliente che non saranno, dunque, imponibili.
h) ID ALIQUOTA: è il codice relativo all'aliquota
a cui andrà assoggettata la prestazione.
Tale codice è recuperabile dalla tabella
aliquote e può andare da 1 a 6.
IMPORTANTE: Ci si raccomanda di compilare solo
ed esclusivamente le celle a sfondo bianco sopra
elencate e di non sovrascrivere le celle a sfondo
blu "ID", "CLIENTE" e "PRESTAZIONE",
giallo, contenenti i dati relativi alle note pro
forma emesse e verdino, contenenti i dati relativi
alle fatture emesse.
Tali celle contengono, infatti, formule che non
vanno assolutamente cancellate.
Qualora, per errore, si dovesse sovrascrivere su
tali celle annullare l'operazione con la freccia
verso sinistra.
4) CREAZIONE NOTA PRO FORMA
La creazione della nota pro forma è semplicissima
e richiede solamente la selezione dei record che
vi si vogliono inserire.
Quando le prestazioni effettuate sono molte è
consigliabile filtrare i record.
Il modo più veloce per procedere è
quello di selezionare il singolo cliente o tramite
l'ID Cliente o la ragione sociale.
Se è necessario filtrare ulteriormente i
record è possibile selezionare un periodo
di tempo ciccando sulla freccia del campo data e
premendo "personalizza" in modo da poter
inserire tutti i possibili limiti temporali"
Una volta filtrati i record è necessario
selezionare con una X i record da inserire nella
nota pro forma.
A questo punto verificare il numero e la data da
attribuire alla nota pro forma: il programma propone
già, nelle celle in verde, il numero pro
forma e la data odierna. Se si desidera variare
tali dati è possibile farlo inserendo i nuovi
dati nelle celle a fianco di colore arancione.
Una volta definiti numero e data della pro forma
andrà selezionata la modalità di pagamento
desiderata e la scadenza di pagamento.
Sarà poi il programma a calcolare gli importi
delle rate e le date delle scadenze e ad inserirle
nella nota pro forma.
DATI PER IL PAGAMENTO: inserire gli estremi bancari
per il pagamento (bonifico, RI.BA o altro) nell'ultima
riga (riga 62) del foglio "STAMPA PF".
Se non si desidera inserirli è possibile
cancellare la riga (oppure nasconderla momentaneamente)
ed eventualmente reinserire i dati per successive
note pro forma.
IMPORTANTE: non premere mai a vuoto i pulsanti
crea pro forma e crea fattura in quanto verranno
generate le pro forma e le fatture. La stessa cosa
può accadere se si premono tali pulsanti
senza aver selezionato con la X alcun record.
In tal caso è necessario procedere all'annullamento
dei dati generati dal programma come illustrato
successivamente.
5) CREAZIONE FATTURA
La creazione della fattura è simile alla
creazione della nota pro forma. E' possibile creare
una fattura partendo dalle singole prestazioni,
come per la nota P.F., oppure partendo dalla nota
pro forma già emessa.
Nel primo caso bisognerà procedere come già
visto per la creazione della nota pro forma, con
l'unica differenza che bisognerà impostare,
o anche solo controllare, il numero e la data della
fattura e che non appariranno le modalità
di pagamento e le scadenze di pagamento in quanto
il fatto che si emetta direttamente la fattura sta
a significare che è già stato effettuato
il pagamento.
Nel secondo caso, volendo emettere la fattura partendo
dalla nota pro forma già emessa sarà
sufficiente selezionare la freccia (filtro) sul
campo "N PF" e cioè numero pro
forma, e selezionare il numero della nota pro forma
per la quale si vuole emettere la fattura. Se non
si conosce il numero della nota pro forma si può
selezionare prima il cliente e visualizzare poi
le pro forma emesse per quel cliente per poi selezionare
il numero di nota pro forma desiderato.
Una volta selezionato il numero della pro forma
e visualizzate, quindi, le prestazioni da fatturare,
selezionare digitando una X nel campo "SEL"
e poi, dopo aver controllato n° e data fattura,
premere il pulsante "Crea fattura".
6) VISUALIZZARE UNA FATTURA O UNA NOTA PRO FORMA
Per visualizzare una nota pro forma o una fattura
già emessa in precedenza è sufficiente
selezionare il numero della fattura o pro forma
(senza selezionare con la x le prestazioni in quanto
tale operazione va eseguita solo in fase di creazione)
e premere il pulsante relativo e cioè "Visualizza
NPF" oppure "Visualizza FATT".
In tal modo sarà possibile vedere in anteprima
di stampa la fattura o la pro forma e stamparla.
7) ANNULARE UNA NOTA PRO FORMA
Se si emette una nota pro forma per errore, oppure
la si vuole modificare e riemetterla diversamente
o ancora si è premuto il pulsante "Crea
nota pro forma" per errore è necessario
annullare la nota pro forma generata.
Si può annullare anche una nota pro forma
che non sia l'ultima emessa per poi riemetterla
con lo stesso numero.
Se si emette una nota pro forma per errore è
importante annullarla in quanto essa, se non annullata,
rimarrà presente nell'archivio note pro forma,
nello scadenziario e nelle statistiche. Per aver
sempre dati aggiornati e corretti si consiglia,
quindi, di annullarla.
Per l'annullamento della nota pro forma procedere
in questo modo e seguire le fasi sotto descritte:
a) Nel foglio "Prestazioni", dal campo
"N° PF" premere la freccetta di selezione
e ciccare sul n° di nota pro forma desiderato.
Verranno visualizzate tutte le righe di prestazioni
comprese nella nota pro forma;
b) Cancellare i dati della pro forma compresi nelle
colonne (di colore giallo) da M a P;
c) Andare al foglio "Archivio PF" dove
è contenuto l'archivio delle note pro forma,
ciccare col tasto destro del mouse sulla riga nella
quale è contenuta la nota pro forma da annullare
e poi ciccare su "Elimina". Si ricorda
di eliminare l'intera riga e non di cancellare semplicemente
le celle relative alla nota pro forma da annullare
(per selezionare l'intera riga ciccare sul numero
identificativo della riga a sinistra dello schermo
- una volta ciccato in tale punto verrà evidenziata
l'intera riga).
d) Andare al foglio "Scad 05" oppure premere
sul pulsante "Scadenziario" e selezionare
tramite il triangolino di selezione nel campo "N°
pro forma" il numero di nota pro forma desiderato.
Successivamente selezionare le righe (come visto
al punto precedente) relative alle scadenze della
pro forma da eliminare con il tasto destro e selezionare
"Elimina" dalla finestra di dialogo.
Una volta annullata la nota pro forma sarà
possibile riemetterla, dopo aver apportato eventuali
modifiche, con lo stesso numero anche per prestazioni
o clienti differenti.
Ricordarsi di modificare il n° pro forma, in
fase di emissione della nuova pro forma col numero
di quella annullata, altrimenti la pro forma verrà
emessa in automatico col numero successivo all'ultima
emessa.
8) ANNULARE UNA FATTURA
Se si emette una Fattura per errore, oppure la
si vuole modificare e riemetterla diversamente o
ancora si è premuto il pulsante "Crea
Fattura" per errore è necessario annullare
la Fattura generata.
Si può annullare anche una Fattura che non
sia l'ultima emessa per poi riemetterla con lo stesso
numero.
Se si emette una Fattura per errore è importante
annullarla in quanto essa, se non annullata, rimarrà
presente nell'archivio Fatture, nel registro IVA
e nelle statistiche. Per aver sempre dati aggiornati
e corretti si consiglia, quindi, di annullarla.
Per l'annullamento della Fattura procedere in questo
modo e seguire le fasi sotto descritte:
e) Nel foglio "Prestazioni", dal campo
"N° FATT" premere la freccetta di
selezione e ciccare sul n° di Fattura desiderato.
Verranno visualizzate tutte le righe di prestazioni
comprese nella Fattura;
f) Cancellare i dati della Fattura compresi nelle
colonne (di colore verde) Q e R;
g) Andare al foglio "Archivio FAT" dove
è contenuto l'archivio delle Fatture, ciccare
col tasto destro del mouse sulla riga nella quale
è contenuta la Fattura da annullare e poi
ciccare su "Elimina". Si ricorda di eliminare
l'intera riga e non di cancellare semplicemente
le celle relative alla Fattura da annullare (per
selezionare l'intera riga ciccare sul numero identificativo
della riga a sinistra dello schermo - una volta
ciccato in tale punto verrà evidenziata l'intera
riga).
Una volta annullata la Fattura sarà possibile
riemetterla, dopo aver apportato eventuali modifiche,
con lo stesso numero anche per prestazioni o clienti
differenti.
Ricordarsi di modificare il n° Fattura, in fase
di emissione della nuova Fattura col numero di quella
annullata, altrimenti la Fattura verrà emessa
in automatico col numero successivo all'ultima emessa.
9) STATISTICHE
Il programma provvede a creare statistiche di fatturato
per ogni annualità evidenziando l'importo
delle note pro forma e delle fatture emesse per
ogni mese dell'anno.
Oltre alle statistiche mensili viene creata anche
una statistica di fatturato per cliente: sarà
possibile visualizzare, in tempo reale, quanto è
stato fatturato per ogni cliente nell'anno.
10) SCADENZIARIO
Il programma crea in automatico un archivio di
tutte le scadenze generate in fase di creazione
delle note pro forma:
Da tale archivio, raggiungibile premendo il pulsante
"Scadenziario", è possibile selezionare
il periodo di tempo desiderato per visualizzare
solo le scadenze, ad esempio, del mese di dicembre
2005.
Una volta selezionato il periodo desiderato è
possibile, premendo il pulsante "Stampa scadenziario",
stampare lo scadenziario per il periodo impostato.
Per impostare un periodo di tempo determinato premere
il triangolino di selezione nel campo "Scadenza"
e selezionare la voce personalizza. A questo punto
si apre una finestra di dialogo nella quale è
possibile impostare tutti i limiti desiderati (ad
esempio >= 1/09/05 AND <= 31/09/05 per poter
avere tutte le scadenze del mese di settembre 2005).
11) REGISTRO IVA
Premendo il pulsante "Registri IVA" si
accede alla sezione nella quale sarà possibile
stampare i registri IVA periodo per periodo.
Sarà sufficiente premere il pulsante relativo
al periodo desiderato per stampare il registro IVA
del periodo con relativo riepilogo IVA.
In tal modo non sarà più necessario,
almeno per i contribuenti semplificati trimestrali,
dover registrare nuovamente le fatture emesse su
un altro gestionale oppure da parte del commercialista
in quanto sarà già stato creato il
registro IVA definitivo.
Al massimo, per poter aggiornare gli archivi, il
commercialista dovrà effettuare un'unica
registrazione trimestrale per poter poi fare la
liquidazione IVA periodica e per la dichiarazione
IVA annuale e comunicazione IVA annuale.
12) NUMERO PRESTAZIONI MAGGIORE DI 2000.
Per fare in modo che il programma sia più
veloce in fase di creazione delle note pro forma
e delle fatture, è stato impostato per l'inserimento
di 2.000 prestazioni.
Nel caso si debba superare tale numero di prestazioni
è possibile farlo con una semplice operazione:
- selezionare il foglio prestazioni oppure premere
sul pulsante "carica prestazioni";
- selezionare le colonne R e AD e, dal menù,
selezionare "Formato" - "Colonna",
"Scopri";
- andare alla riga 2.000, selezionare le celle da
A 2000 a X 2000 (tali celle dovranno essere vuote
e non contenere ancora alcun dato), posizionarsi
sul quadratino nero presente nell'angolo in basso
a destra della selezione, cliccarci sopra tenendo
premuto il tasto (sinistro) del mouse e trascinarlo
in basso per tante righe quante sono le nuove prestazioni
che si vorranno inserire (ad esempio 500 o mille);
- effettuata tale operazione selezionare le colonne
da S a AC e , dal menù, selezionare "Formato"
- "Colonna", "Nascondi".
- A questo punto sarà possibile inserire
ulteriori operazioni.
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