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Manuale di ©Bsness
Fatturazione agenti di commercio 2010
Cenni sul programma:
Il programma "FATTURAZIONE AGENTI 2010"
di Bsness.com è stato creato per permettere
a tutti gli Agenti di Commercio, monomandatari e
plurimandatari, di gestire con semplicità
le operazioni di fatturazione consentendo al tempo
stesso di avere a disposizione un ARCHIVIO FATTURE
sempre aggiornato e consultabile, lo SCADENZIARIO
aggiornato in tempo reale degli incassi in scadenza,
le STATISTICHE aggiornate del fatturato con tabelle
e grafici per mese e per cliente, il REGISTRO IVA
delle fatture emesse ma, soprattutto, il calcolo
completamente automatico della contribuzione ENASARCO.
Tutto ciò viene creato automaticamente dal
programma al momento dell'emissione delle singole
fatture.
La gestione della fatturazione delle varie annualità
avviene in continuo e cioè non vi è
interruzione alcuna tra un esercizio e l'altro e,
semplicemente, si dovrà ricominciare dalla
fattura n° 1 per ogni nuovo esercizio.
In tal modo la gestione ENASARCO risulterà
completamente automatica anche in fase di passaggio
da un esercizio all'altro.
FATTURAZIONE AGENTI 2010:
FATTURAZIONE AGENTI 2010 è stato progettato
per gestire la fatturazione degli Agenti di Commercio
risolvendo tutti i problemi inerenti l'ENASARCO
e le ritenute d'acconto.
L'Agente deve inserire, man mano che arrivano a
maturazione, le provvigioni che deve avere da ogni
casa mandante per ogni periodo, avvalendosi di una
serie di archivi per velocizzarne l'immissione,
ed emettere, subito o in un secondo tempo la fattura
relativa (scegliendo tra i record immessi). Al momento
dell'emissione della fattura è possibile
anche indicare la modalità e i termini di
pagamento che saranno poi indicati in fattura (con
dettaglio delle singole scadenze e rate).
Il programma calcola automaticamente la base imponibile
Enasarco in occasione dell'emissione di ogni fattura
tenendo presente i massimali di legge e se l'Agente
sia monomandatario oppure plurimandatario.
Emettendo la fattura il programma provvede ad aggiornare
l'archivio FATTURE, lo SCADENZIARIO, il REGISTRO
IVA e le STATISTICHE con la creazione di tabelle
e grafici per rappresentare l'andamento del fatturato
per mese, anno e cliente.
Operazioni preliminari
- Prima di iniziare a lavorare fare una copia del
programma in modo da possederne sempre una versione
integra per eventuali necessità.
- Aprire Microsoft Excel e selezionare dal menu
"Strumenti" poi "Componenti aggiuntivi"
poi spuntare tutti i componenti aggiuntivi e premere
"OK" in modo che tutte le funzioni di
calcolo utilizzate dal programma siano installate.
In caso contrario potrebbero verificarsi malfunzionamenti.
- Attivare l'utilizzo delle macro dal menù
"Strumenti" - "Macro" - "Protezione"
e impostare il livello di protezione su "Media"
o "Bassa". Se impostato su media premere
il pulsante "Attiva macro" quando richiesto
all'apertura del programma.
- Inserire i dati della propria azienda nel foglio
"Stampa FAT". Dovranno essere inseriti:
ragione sociale, indirizzo, C.F. e P. IVA.
Qualora si desideri cambiare carattere o inserire
il proprio logo, è necessario rimuovere la
protezione del foglio (che è protetto ma
senza password) tramite il comando "strumenti"
- "protezione" - "rimuovi protezione
foglio".
Fare attenzione a non eliminare righe e a non cambiare
la dimensione delle stesse in quanto, in tal modo,
il programma verrebbe modificato e si causerebbero
malfunzionamenti dello stesso. Non ci si assume
alcuna responsabilità in caso di sblocco
e modifica del foglio "Stampa FAT".
PROCEDURA PER L'UTILIZZO DEL PROGRAMMA
1) AGGIORNAMENTO TABELLA CLIENTI
Prima di inserire la prima prestazione di ogni
cliente è necessario caricare l'anagrafica
del cliente nella tabella clienti.
Qualora, per un cliente siano già state
emesse fatture di competenza dell'anno in corso
ma non tramite il presente programma è necessario
indicarlo, sempre nella tabella clienti, a fianco
del cliente stesso. L'importo delle provvigioni
fatturate va inserito, sempre nella stessa riga
in cui sono stati inseriti i dati del cliente, nelle
colonne da J a O a seconda dell'anno per il quale
si stanno emettendo le fatture. Tale dato è
necessario per il calcolo corretto del contributo
ENASARCO.
Tali dati verranno utilizzati in fase di generazione
delle fatture, delle statistiche e dello scadenziario.
Non sovrascrivere dati nella prima colonna (colonna
A) in quanto contiene formule da non cancellare.
2) AGGIORNAMENTO TABELLA PRESTAZIONI E ALTRE TABELLE
E' possibile utilizzare una tabella prestazioni
che permetta di classificare le singole prestazioni
in categorie predefinite. Le prime 16 prestazioni
sono state reinserite e rappresentano le prestazioni
tipiche dell'Agente. Le stesse possono essere integrate
o modificate. A tal fine bisognerà compilare
la tabella prestazioni con le categorie desiderate,
in fase di caricamento delle prestazioni da faturare
sarà poi possibile inserire solamente il
codice della prestazione per richiamarla.
In fattura, ogni riga prestazione, apparirà
con la relativa categoria e descrizione aggiuntiva.
E' possibile inserire fino a 500 categorie di prestazioni
differenti.
Nello stesso foglio vanno controllate le seguenti
tabelle:
TABELLA RITENUTE: va verificata l'aliquota della
ritenuta Enasarco che, ad oggi, è del 6,75%.
Verificare anche l'aliquota della ritenuta d'acconto
che, ad oggi, è pari al 23%. Qualora dovesse
variare o, per qualche motivo, non dovesse essere
applicata può essere variata.
Controllare anche la percentuale della base imponibile
per il calcolo della ritenuta d'acconto. Nel programma
è preimpostata al 50% ma qualora l'Agente
si avvalesse di dipendenti o subagenti può,
previa esecuzione degli adempimenti richiesti, richiedere
di applicare la ritenuta d'acconto sul 20% anziché
sul 50%.
IMPORTANTE: indicare, sempre dalla tabella ritenute,
se si è monomandatari o plurimandatari, tale
dato è utilizzato per il calcolo dell'ENASARCO.
Nel caso in cui un cliente con P. IVA (ad esempio
perché straniero) non dovesse operare la
ritenuta d'acconto è possibile variare momentaneamente
(prima di creare la fattura) l'aliquota portandola
a zero.
TABELLA MODALITA' DI PAGAMENTO: in tale tabella
sono già state inserite le principali modalità
di pagamento.
TABELLA ALIQUOTE IVA: tale tabella va modificata
solo ed esclusivamente nel caso in cui dovessero
variare le aliquote IVA (In tal caso modificare
aliquota e dicitura) oppure per specificare l'articolo
di esenzione o di non imponibilità. I codici
4, 5 e 6 devono comunque rimanere relativi ad un
articolo di esenzione, non imponibilità e
F.C. IVA con relativa aliquota a zero.
3) INSERIMENTO PRESTAZIONI
Questa fase può essere gestita da tutti
i componenti della società di rappresentanza
oppure dall'Agente individuale e dai suoi collaboratori,
in modo da caricare, di volta in volta, tutte le
provvigioni dovute dai clienti per procedere poi,
in tempo reale o periodicamente, alla fatturazione.
I dati da inserire, in sequenza, sono:
a) ID Cliente: è il codice cliente recuperabile
dalla tabella clienti. Se i clienti sono molti si
consiglia di stampare la tabella. Si può
comunque verificare se il codice cliente è
esatto in quanto appare subito, sulla destra, la
ragione sociale del cliente.
b) COMPETENZA: è l'anno di competenza delle
provvigioni che può non coincidere con l'anno
in cui queste vengono fatturate (come succede, ad
esempio, per le provvigioni dell'ultimo mese o trimestre
di ogni anno). L'indicazione dell'anno di competenza
è fondamentale per il calcolo dell'Enasarco.
ATTENZIONE: non inserire nella stessa fattura prestazioni
con diverso ano di competenza.
c) ID prestazione: è il codice della prestazione
che richiama la categoria alla quale la prestazione
appartiene. Tale dato è facoltativo e può
non essere immesso se si è scelto di non
gestire le categorie prestazione. Una volta inserito
il codice appare la relativa descrizione sulla destra
(ad esempio: Provvigioni III trimestre).
d) DESCRIZIONE: è la descrizione aggiuntiva
della prestazione che apparirà in fattura
a fianco della categoria.
e) PROVVIGIONI: la parte numerica della fattura
è composta di tre elementi: provvigioni,
spese ed anticipazioni. Questa è la prima
colonna e qui vanno inserite le provvigioni spettanti
per le vendite effettuate.
f) SPESE: nella colonna spese vanno inserite le
spese (da assoggettare ad IVA ed ENASARCO) sostenute
per l'esecuzione della prestazione.
g) ANTICIPAZIONI: in questa colonna vanno inserite
le anticipazioni sostenute in nome e per conto del
cliente che non saranno, dunque, imponibili.
h) ID ALIQUOTA: è il codice relativo all'aliquota
a cui andrà assoggettata la prestazione.
Tale codice è recuperabile dalla tabella
aliquote e può andare da 1 a 6. E' già
stata preimpostata l'aliquota 3 (20%) che può,
però, sempre essere modificata.
IMPORTANTE: Ci si raccomanda di compilare solo
ed esclusivamente le celle a sfondo bianco sopra
elencate e di non sovrascrivere le celle a sfondo
blu "ID", "CLIENTE" e "PRESTAZIONE"
e quelle a sfondo giallo, contenenti i dati relativi
alle fatture emesse.
Tali celle contengono, infatti, formule che non
vanno assolutamente cancellate.
Qualora, per errore, si dovesse sovrascrivere su
tali celle annullare l'operazione con la freccia
verso sinistra.
4) CREAZIONE FATTURA
La creazione della fattura è semplicissima
e richiede solamente la selezione dei record che
vi si vogliono inserire.
Il massimo di record (righe da inserire in fattura)
che possono essere inseriti in fattura è
di 25.
IMPORTANTE: prima di premere "Crea fattura"
selezionare sempre i record da inserire in fattura
con una X.
Quando le prestazioni effettuate sono molte è
consigliabile filtrare i record.
Il modo più veloce per procedere è
quello di selezionare il singolo cliente tramite
l'ID Cliente o la ragione sociale: premere il triangolino
di selezione presente nel campo relativo e selezionare
il valore desiderato.
Se è necessario filtrare ulteriormente i
record è possibile selezionare un periodo
di tempo cliccando sul triangolino di selezione
del campo data e premendo "personalizza"
in modo da poter inserire tutti i possibili limiti
temporali"
Una volta filtrati i record è necessario
selezionare con una X i record da inserire nella
fattura.
A questo punto verificare il numero e la data da
attribuire alla fattura: il programma propone già,
nelle celle in verde, il numero fattura cronologico
e la data dell'ultima fattura emessa (quando si
emette la prima fattura dell'anno la data va comunque
inserita). Se si desidera variare il numero di fattura
sovrascrivere il numero desiderato. Se si vuole
cambiare la data fattura è possibile farlo
inserendo la nuova data nella cella a fianco di
colore arancione.
Una volta definiti numero e data della fattura andrà
selezionata la modalità di pagamento desiderata
e la scadenza di pagamento.
Sarà poi il programma a calcolare gli importi
delle rate e le date delle scadenze e ad inserirle
nella fattura.
IMPORTANTE: non premere mai a vuoto il pulsante
crea fattura in quanto verranno generate le fatture.
La stessa cosa può accadere se si premono
tali pulsanti senza aver selezionato con la X alcun
record.
In tal caso è necessario procedere all'annullamento
dei dati generati dal programma come illustrato
successivamente.
Una volta definiti tutti i dati della fattura come
illustrato sopra e dopo aver selezionato il o i
record da inserire in fattura con una X (nella colonna
SEL a sfondo arancione) premere il pulsante "CREA
FATTURA" per avviare la procedura di creazione
fattura e aggiornamento degli archivi, registro
IVA, scadenziario e statistiche (il tutto viene
fatto automaticamente dal programma).
5) VISUALIZZARE UNA FATTURA
Per visualizzare una fattura già emessa
in precedenza è sufficiente, dalla home page,
premere il pulsante "archivio fatture"
e poi selezionare il campo (A4) "n° fattura.
A questo punto aprire il menù a tendina cliccando
sul triangolino e selezionare il numero di fattura
che si vuole visualizzare. Una volta selezionata
la fattura premere il pulsante "Visualizza
FATTURA".
6) ANNULARE UNA FATTURA
Se si emette una Fattura per errore, oppure la
si vuole modificare e riemetterla diversamente o
ancora si è premuto il pulsante "Crea
Fattura" per errore è necessario annullare
la Fattura e gli archivi generati.
Si può annullare anche una Fattura che non
sia l'ultima emessa per poi riemetterla con lo stesso
numero.
Se si emette una Fattura per errore è importante
annullarla in quanto essa, se non annullata, rimarrà
presente nell'archivio Fatture, nel registro IVA
e nelle statistiche. Per aver sempre dati aggiornati
e corretti si consiglia, quindi, di annullarla.
Per l'annullamento della Fattura procedere in questo
modo e seguire le fasi sotto descritte:
a) Nel foglio "Prestazioni", dal campo
"N° FATT" premere la freccetta di
selezione e cliccare sul n° di Fattura desiderato.
Verranno visualizzate tutte le righe di prestazioni
comprese nella Fattura;
b) Cancellare i dati della Fattura compresi nelle
colonne (di colore giallo) da M a P (cancellare,
non eliminare!);
c) Andare al foglio "Archivio FAT" dove
è contenuto l'archivio delle Fatture, cliccare
col tasto destro del mouse sulla riga nella quale
è contenuta la Fattura da annullare e poi
cliccare su "Elimina". Si ricorda di eliminare
l'intera riga e non di cancellare semplicemente
le celle relative alla Fattura da annullare (per
selezionare l'intera riga cliccare sul numero identificativo
della riga a sinistra dello schermo - una volta
cliccato in tale punto verrà evidenziata
l'intera riga).
d) Andare nel foglio dell'archivio fatture per anno
di competenza (foglio AFY) e cancellare (non eliminare)
le celle da A a L della riga relativa alla fattura
da eliminare.
e) Andare al foglio "RI" dove è
contenuto il registro IVA riepilogativo, selezionare
le righe relative alla fattura da eliminare e poi
cliccare col tasto destro del mouse sulle righe
selezionate e poi cliccare su "Elimina".
Si ricorda di eliminare le intere righe e non di
cancellare semplicemente le celle relative alla
Fattura da annullare (per selezionare l'intera riga
cliccare sul numero identificativo della riga a
sinistra dello schermo - una volta cliccato in tale
punto verrà evidenziata l'intera riga).
f) Andare nello scadenziario (foglio scad 05) ed
eliminare le righe relative alle scadenze della
fattura da eliminare (con le stesse modalità
viste sopra):
Una volta annullata la Fattura sarà possibile
riemetterla, dopo aver apportato eventuali modifiche,
con lo stesso numero anche per prestazioni o clienti
differenti.
Ricordarsi di modificare il n° Fattura, in fase
di emissione della nuova Fattura col numero di quella
annullata, altrimenti la Fattura verrà emessa
in automatico col numero successivo all'ultima emessa.
7) STATISTICHE
Il programma riporta, per ogni cliente, il fatturato
di competenza di ogni anno e provvede a creare un
grafico che evidenzia l'andamento del fatturato
di anno in anno.
Oltre alle statistiche mensili viene creata anche
una statistica di fatturato per cliente: sarà
possibile visualizzare, in tempo reale, quanto è
stato fatturato per ogni cliente nell'anno.
8) SCADENZIARIO
Il programma crea in automatico un archivio di
tutte le scadenze generate in fase di creazione
delle fatture:
Da tale archivio, raggiungibile premendo il pulsante
"Scadenziario", è possibile selezionare
il periodo dell'anno desiderato per visualizzare
solo le scadenze, ad esempio, del mese di dicembre
2008.
Una volta selezionato il periodo desiderato è
possibile, premendo il pulsante "Stampa scadenziario",
stampare lo scadenziario per il periodo impostato.
Per impostare un periodo di tempo determinato premere
il triangolino di selezione nel campo "Scadenza"
e selezionare la voce personalizza. A questo punto
si apre una finestra di dialogo nella quale è
possibile impostare tutti i limiti desiderati (ad
esempio >= 1/09/08 AND <= 31/09/08 per poter
avere tutte le scadenze del mese di settembre 2008).
9) REGISTRI IVA
Premendo il pulsante "Registri IVA" si
accede alla sezione nella quale sarà possibile
stampare i registri IVA periodo per periodo.
Sarà sufficiente premere il pulsante relativo
al periodo desiderato per stampare il registro IVA
del periodo con relativo riepilogo IVA.
In tal modo non sarà più necessario,
almeno per i contribuenti semplificati trimestrali,
dover registrare nuovamente le fatture emesse su
un altro gestionale oppure da parte del commercialista
in quanto sarà già stato creato il
registro IVA definitivo.
Al massimo, per poter aggiornare gli archivi, il
commercialista dovrà effettuare un'unica
registrazione trimestrale per poter poi fare la
liquidazione IVA periodica e per la dichiarazione
IVA annuale e comunicazione IVA annuale.
10) PASSAGGIO ALL'ANNO SUCCESSIVO
Con la nuova versione "FATTURAZIONE AGENTI
2010" non è più necessario gestire
il passaggio da un esercizio all'altro al termine
di ogni anno.
La fatturazione di ogni anno viene gestita in continuo
e l'unica cosa che l'Agente deve ricordarsi di fare
è indicare il numero di fattura "1"
all'inizio di ogni nuovo esercizio.
Tutte le tabelle rimarranno utilizzabili comprese
quelle dei clienti e delle statistiche.
11) NUMERO PRESTAZIONI MAGGIORE DI 5000.
Per fare in modo che il programma sia più
veloce in fase di creazione delle fatture è
stato impostato per l'inserimento di 5.000 prestazioni.
Nel caso si debba superare tale numero di prestazioni
è possibile farlo con una semplice operazione:
- selezionare il foglio prestazioni oppure premere
sul pulsante "carica prestazioni";
- selezionare le colonne R e AD e, dal menù,
selezionare "Formato" - "Colonna",
"Scopri";
- andare alla riga 5.000, selezionare le celle da
A 5000 a W 5000 (tali celle dovranno essere vuote
e non contenere ancora alcun dato), posizionarsi
sul quadratino nero presente nell'angolo in basso
a destra della selezione, cliccarci sopra tenendo
premuto il tasto (sinistro) del mouse e trascinarlo
in basso per tante righe quante sono le nuove prestazioni
che si vorranno inserire (ad esempio 500 o mille);
- effettuata tale operazione selezionare le colonne
da S a AC e , dal menù, selezionare "Formato"
- "Colonna", "Nascondi".
- A questo punto sarà possibile inserire
ulteriori operazioni.
Bsness.com di Stefano Ventura
Bologna - 01/09/2009
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