RIMBORSO SPESE 2012 – INSERIMENTO DATI NOTA SPESE

A questo punto siamo pronti ad utilizzare il software Rimborso spese 2012 per la redazione delle note spese di dipendenti e amministratori.

Questa operazione richiederà pochi secondi per ogni nota spesa ed ognuna delle note spese creata verrà archiviata, potrà sempre essere ristampata e potrà, inoltre, essere creata e stampata la nota spesa riepilogativa mensile per ogni dipendente o amministratore dell’azienda.

Per redigere la nota spesa andranno compilate solo ed esclusivamente le celle a sfondo bianco, quelle a sfondo azzurro non sono modificabili. Immettere i seguenti dati per la creazione della nota spesa:

• Eventuale numero nota spesa differente da quello proposto;
• Eventuale data nota spesa differente da quella proposta;
• Numero giorni durata della trasferta (in tal caso l’indennità di trasferta sarà moltiplicata per il numero di giorni);
• Selezionare il dipendente o collaboratore per il quale si sta creando la nota spesa dall’elenco proposto (se non visualizzati scorrere in alto col cursore del menù a tendina)
• Selezionare il cliente o fornitore presso il quale è stata effettuata la trasferta dall’elenco proposto  (se non visualizzati scorrere in alto col cursore del menù a tendina);
• Indicare l’eventuale data trasferta differente da quella proposta;
• Indicare il motivo della trasferta;
• Indicare l’eventuale differente luogo di trasferta rispetto a quello proposto.
• Indicare importo e descrizione delle spese di viaggio, delle spese di vitto e delle spese di alloggio facenti parte della nota spesa del dipendente (l’indennità sarà ridotta di un terzo se rimborsate analiticamente le spese di vitto e per un altro terzo se rimborsate analiticamente anche le spese di alloggio;
• Indicare l’eventuale altra auto utilizzata rispetto a quella associata al dipendente, l’eventuale diverso costo chilometrico ACI (consultando la tabella ACI allegata al software) rispetto a quello proposto dal programma ed eventualmente variare il numero dei KM proposto se diverso da quelli realmente effettuati.
• Deselezionare il campo “Rimborso a forfait” se non si desidera effettuare il rimborso giornaliero forfetario (automaticamente ridotto in caso di rimborso delle spese di vitto e/o alloggio).
• Selezionare il pulsante “Trasferta all’estero”, oltre a quello “Rimborso a forfait”, se si desidera calcolare l’indennità di trasferta per l’estero.
• Se si desidera attribuire al dipendente un diverso rimborso forfetario scriverlo nella cella a sfondo bianco “Altro rimborso forf. Netto”. Se tale rimborso è superiore a quello previsto dal TUIR verrà evidenziata in basso a destra (e anche nella nota spese) la quota imponibile per il dipendente.
• Se si desidera “pulire” la videata da dati precedentemente immessi lo si può fare premendo il pulsante “CANCELLA DATI”.

Il programma calcolerà subito ed automaticamente la quota imponibile per il dipendente e la quota non deducibile per l’azienda in modo da poter effettuare eventuali variazioni prima della creazione definitiva della nota spesa del dipendente.

Una volta completato l’inserimento dei dati premere “CREA NOTA SPESA” per creare automaticamente ed archiviare la nota spesa relativa alla trasferta del dipendente.

Una volta creata la nota spese dipendente è possibile stamparla e poi tornare alla sezione “INSERIMENTO DATI” per l’inserimento della successiva.